Heldere namen en een doordachte ordening van je mappen en documenten zijn een eerste en noodzakelijke stap in het beheer van je informatie.
- Wat is ordening?
- Waarvoor dient een ordeningsplan of mappenstructuur?
- Hoe stel je een ordeningsplan of mappenstructuur op?
- Hoe pas je een ordeningsplan toe?
- Wanneer moet een ordening worden afgesproken?
- Hoe verzeker je jezelf van steun voor de invoering van een nieuw ordeningsplan?
- Hoe geef je dossiers en bestanden heldere namen?
- Zijn een heldere mappenstructuur en naamgeving bijkomstig als de bestanden doorzocht kunnen worden op basis van metagegevens of full-text search?
- Vraag of opmerking?
Wat is ordening?
Ordening is het aanbrengen van een logische structuur in je informatiehuishouding, op basis van een ordeningsplan (of voor digitaal archief een mappenstructuur), waarin alle huidige en toekomstige documenten een logische plaats hebben.
Documenten die gecreëerd worden bij de uitvoering van eenzelfde taak, ressorteren onder dezelfde archiefreeks. Documenten kunnen thuishoren in een dossier in de archiefreeks, of rechtsreeks in de reeks. Verschillende archiefreeksen vormen samen een archiefbestand. Bijvoorbeeld:
Binnen elke doos of map, kan een chronologische ordening (bv. ingekomen briefwisseling), alfabetische ordening (bv. personeelsdossiers) of numerieke ordening (op volgnummer, bv. facturen) worden aangebracht in de submappen of documenten. Daarvoor moeten deze mappen en bestanden duidelijke en uniforme namen hebben.
Waarvoor dient een ordeningsplan of mappenstructuur?
- Het biedt een overzicht van alle documenten van je dienst (het geheel).
- Het zorgt ervoor dat iedereen documenten gemakkelijk en zonder de hulp van de dossierbeheerder kan terugvinden, m.a.w. tot een snellere en betere dienstverlening.
- Het is de basis voor de overbrengingslijsten die overheden volgens het KB Overbrenging moeten opstellen wanneer archief moet worden overgebracht naar het Rijksarchief en voor de vernietigingslijsten die goedgekeurd moeten worden door het Rijksarchief voor vernietigingen.
- Het correspondeert idealiter met de structuur van de selectielijst, zodat de bestemmingen van de verschillende reeksen vlot vertaald kunnen worden in overbrengings- en vernietigingslijsten.
Hoe stel je een ordeningsplan of mappenstructuur op?
Begin met het analyseren van de organisatie van de diensten, de functies, taken, activiteiten, workflows en types documenten die gevormd worden. Lijst ze op en bouw op basis hiervan een logisch ordeningsplan uit, dat bestaat uit:
- een hiërarchie van rubrieken en subrubrieken, gerangschikt van algemeen naar bijzonder, bij voorkeur op basis van de functies van de instelling (zie kadertekst)
- maximaal 5 niveaus
- exhaustieve rubrieken, die alle activiteiten omvatten en waarin alle documenten een plaats hebben
- zo min mogelijk rubrieken met vage namen, zoals ‘diversen’, ‘andere’, ‘varia’ en ‘algemeen’.
Voorbeeld met drie niveaus:
1. Personeelsbeheer
1.1. Aanwerving en bevordering
1.1.1. Aanwervingsprocedures
Structurele of functionele ordening?
Een ordeningsplan kan gebaseerd zijn op het organigram van een instelling (structureel ordeningsplan) of op de functies en activiteiten van een organisatie (functioneel ordeningsplan). Het omvat dan zowel de algemene en administratieve taken (algemeen bestuur, personeelsbeheer, financieel beheer, facilitair beheer...) als de specifieke activiteiten of kerntaken van een organisatie.
Een functionele indeling geniet de voorkeur, omdat :
- deze bij herstructureringen niet telkens opnieuw moet worden aangepast
- het doel en de betekenis van documenten in een functionele indeling blijkt uit hun plaats in het klassement.
Hoe pas je een ordeningsplan toe?
- In een klassiek digitaal klassement vertaalt de uitgetekende boomstructuur zich heel gemakkelijk in een mappenstructuur, en komt ordenen neer op bestanden opslaan in de juiste mappen;
- In een SharePoint-site vertaalt de uitgetekende boomstructuur zich in een logisch geheel van sites, documentbibliotheken, mappen en documentsets (opgelet: het RIjksarchief raadt het gebruik van SharePoint voor complexe mappenstructuren af, zie Don’ts voor SharePoint-beheerders en -gebruikers).
- In een documentbeheersysteem kan de uitgetekende boomstructuur zich vertalen in een mappenstructuur en/of andere classificatievormen, afhankelijk van het systeem;
- In een papieren klassement vertaalt de uitgetekende boomstructuur zich in de toekenning van een (deel van) een archiefruimte of kast(en) aan elke reeks. Actieve dossiers uit eenzelfde reeks kunnen eventueel bewaard worden op verschillende plaatsen, bijvoorbeeld op de persoonlijke werkplek van de respectievelijke dossierbeheerders, tot ze afgewerkt zijn.
- In een hybride klassement vertaalt de uitgetekende boomstructuur zich op verschillende manieren. Door één overkoepelend ordeningsplan te maken, is het eenvoudig om verbanden te leggen tussen papieren en digitale documenten en hybride dossiers als een geheel te beheren.
Wanneer moet een ordening worden afgesproken?
Een ordening kan op elk moment in de dynamische of semi-dynamische fase van documenten worden aangebracht, maar hoe vroeger hoe beter. Oprichtingen, fusies en herinrichtingen van organisaties en diensten zijn bijvoorbeeld goede gelegenheden om met een schone lei te beginnen. Eenmaal er een grote hoeveelheid archief gevormd is, kan de drempel immers hoog zijn om nog een (nieuwe, betere) ordening aan te brengen, en zal er meer weerstand zijn bij medewerkers die het oude systeem gewoon zijn.
Een ordening die is aangebracht in de dynamische of semi-dynamisch fase mag in de statische fase niet veranderd worden. De oorspronkelijke ordening moet zo veel mogelijk behouden blijven doorheen de levenscyclus van de documenten.
Hoe verzeker je jezelf van steun voor de invoering van een nieuw ordeningsplan?
Wie een nieuwe structuur wil aanbrengen in het archief kan zich verwachten aan weerstand van collega’s die, mogelijk na veel oefening, hun weg hebben leren vinden in de huidige ordening, ook al is die misschien niet optimaal.
Pleeg daarom overleg met je collega’s voor je een nieuw ordeningsplan begint op te stellen, luister naar hun noden en twijfels en leg uit wat de bedoeling en voordelen van het project zijn. Leg hen vervolgens je ontwerp voor, test het samen uit tijdens een proefperiode en stuur bij als dit nodig blijkt te zijn. Schrijf een handleiding en organiseer een vormingsmoment voor je het ordeningsplan invoert.
Verzeker jezelf van de steun van het management voor de nodige ruggensteun. Het management heeft mogelijk ook wat overtuiging nodig, maar laat je hierdoor niet afschrikken als je een goed ontwerp in handen hebt.
Hoe geef je dossiers en bestanden heldere namen?
Naamgeving van papieren dossiers
Wat met audiovisuele informatiedragers?
Noteer geen namen of nummers op de dragers zelf, maar schrijf ze op de verpakking en bewaar een overzicht van alle stukken in bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet.
In de papieren wereld wordt een naam en eventueel een nummer aangebracht op de dossiermappen.
Volg daarbij volgende richtlijnen:
- Elke naam moet helder, duidelijk en beknopt zijn.
- Vermijd woorden en afkortingen die niet door elke gebruiker op elk moment te begrijpen zijn.
- Vermijd namen of initialen van personen, tenzij de dossiers op een specifieke persoon betrekking hebben, zoals personeelsdossiers.Namen moeten zo veel mogelijk uniform zijn. Schrijf bijvoorbeeld niet de ene keer ‘[Voornaam] [Achternaam]’ en de volgende keer omgekeerd.
Naamgeving van digitale bestanden en mappen
Stel het niet uit.
Geef mappen en bestanden dus bij hun creatie onmiddellijk een geschikte naam.
In sommige gevallen kunnen de mappen en bestanden later nog in bulk worden hernoemd, maar dat is afhankelijk van het type dossier.
Bij digitaal archief moeten niet alleen de mappen, maar ook de bestanden een geschikte naam krijgen.
De regels voor de naamgeving van papieren dossiers gelden ook voor digitale mappen en bestanden. Houd daarnaast rekening met het volgende:
- Herhaal geen (delen van) namen op een lager niveau. De bestanden in een map ‘directieraadsverslagen’ moeten bijvoorbeeld niet nog eens ‘directieraadsverslag_20230530’ genoemd worden.
- Gebruik in de namen van mappen en bestanden enkel de tekens a tot z, A tot Z, 0 tot 9 en “_”. Gebruik dus geen spaties, leestekens of symbolen, ook al laat je beheersysteem het toe. Andere software, die later gebruikt zal worden om het archief te beheren, kan hier misschien niet mee om.
- Plak geen woorden aan elkaar, maar scheidt ze met een “_” voor goede zoekresultaten.
- Geef bestanden een naam van maximaal 30 tekens.
- Vermijd lidwoorden.
- Geef bestanden een naam in de taal van hun inhoud, of van de auteur als de inhoud meertalig is.
- Gebruik voor bestandsnamen zo veel mogelijk een vast stramien, bijvoorbeeld:
datum_documenttype _[afzender/geadresseerde]_onderwerp_[versie]
tenzij de bestanden niet chronologisch geordend mogen worden. Vermeld de datum in dat geval helemaal achteraan.
- Gebruik voor datums het formaat jjjjmmdd (bijvoorbeeld 20240501), zodat programma’s de bestanden juist chronologisch sorteren.
- Gebruik voorloopnullen (bv. 00001), zodat programma’s de bestanden juist sorteren op volgnummer.
Zijn een heldere mappenstructuur en naamgeving bijkomstig als de bestanden doorzocht kunnen worden op basis van metagegevens of full-text search?
NEE. Een zoekfunctie brengt namelijk geen structuur aan in de bestanden en biedt geen totaalbeeld.
Een goed digitaal documentbeheerssysteem biedt drie manieren om documenten te zoeken:
- zoeken via de hiërarchie van het klassement (a.d.h.v. het ordeningsplan), voor een volledig en gecontextualiseerd beeld van de documenten;
- zoeken aan de hand van metagegevens, voor een transversale zoekopdracht op basis van bepaalde kenmerken die aan de bestanden zijn toegekend;
- zoeken met een full-text zoekfunctie, voor een transversale zoekopdracht waarbij de hoofdkenmerken van het gezochte bestand niet gekend zijn. Deze methode is relatief inefficiënt – ze vraagt veel rekenkracht en kan veel irrelevante zoekresultaten opleveren – maar kan nuttig zijn als aanvullende methode, als de voorgaande niet het gewenste resultaat opleveren.
