Gegevensdragers komen en gaan. De floppydisk is lang verleden tijd en ook cd-roms hebben afgedaan. Zijn servers dan vandaag altijd de beste oplossing? En wat met de cloud?
- Welke types dragers zijn er?
- Hoe kiezen?
- Hoe controleer je de toestand van de dragers en de gegevens die ze bevatten?
- Waarop moet je letten bij een migratie van gegevens van één drager naar een andere?
- Vraag of opmerking?
Welke types dragers zijn er?
Analoge dragers versus digitale dragers
- Analoge dragers stockeren informatie zoals ze wordt waargenomen, in een continu variërend signaal (bijvoorbeeld geluidsgolven).
- Digitale dragers stockeren informatie als een sequentie van enen en nullen, die door weergave- of afspeelapparatuur opnieuw vertaald worden naar zintuiglijk waarneembare signalen.
We kunnen dragers indelen op basis van twee factoren:
- De manier waarop ze gegevens ontvangen/opslaan/versturen
- De manier waarop de gegevens geraadpleegd kunnen worden
Per opslagtechnologie
Magnetische opslagmedia | Optische opslagmedia | Elektrische (solid-state) opslagmedia | |
---|---|---|---|
Hoe werken ze? |
|
|
|
Voorbeelden |
|
|
|
Voordelen |
|
|
|
Nadelen |
|
|
|
Per toegankelijkheidsniveau
Online opslag | Nearline opslag | Offline opslag | |
---|---|---|---|
Wat is het? |
|
|
|
Raadpleging |
|
|
|
Toegangssnelheid |
|
|
|
Geschikt voor |
|
|
|
Hoe kiezen ?
Vandaag bestaan er oplossingen voor grootschalige en langdurige opslag op basis van elk van de drie technologieën. Een goede keuze is één die aan de noden van jouw dienst beantwoordt.
Houd rekening met de volgende eigenschappen:
- De opslagcapaciteit
- De snelheid waaraan gegevens gelezen en weggeschreven kunnen worden
- De overschrijfbaarheid
- De aankoopprijs van de dragers, de lees- en schrijfapparatuur en eventuele licenties
- De onderhoudskost (energie, beveiliging, controle, schoonmaak, reparaties…)
- De expertise die in je instelling aanwezig is of gemakkelijk aangetrokken kan worden en/of opleidingskosten
- Het bestaan van controle-instrumenten
- De verwachtte levensduur van de dragers en de lees- en schrijfapparatuur
- De beschikbaarheid van de dragers en de lees- en schrijfapparatuur (populariteit van de technologie)
- De mogelijkheden voor automatische opslag en bediening
Gemiddelde toegangssnelheid per medium :
Wanneer gebruikers gelijktijdig en snel toegang moeten hebben tot de bestanden, geniet online opslag op bestandsservers de voorkeur.
Voor de bewaring van archief dat slechts occasioneel geraadpleegd wordt, is dit echter vaak een overbodige luxe. Hiervoor zijn MAID (die in stand-by gaan wanneer ze niet gebruikt worden), magneetbanden (zoals LTO) of andere dragers, met of zelfs zonder geautomatiseerde toegang, vaak een goedkopere, energiezuinigere en duurzamere oplossing. Meer info over milieubewust archiveren.
Deze gegevensdragers zijn afgeraden voor het bewaren van archief :
- USB-sticks, welke gemakkelijk verloren geraken.
- Diskettes, cd-roms, dvd’s en blu-rays, die niet meer courant zijn, net als hun randapparatuur, en steeds meer aan populariteit inboeten.
- Dragers met een beperkte opslagcapaciteit, die zorgen voor informatieversnippering.
- De cloud, tenzij op servers in België: zie hieronder.
Wat met de cloud?
Het Rijksarchief bewaart geen gegevens in de cloud en raadt archiefvormers voorlopig aan dit ook te vermijden als het kan.
Meer details
Momenteel is er geen adequate bescherming voor data op de meeste servers buiten de EU, terwijl de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) het verbiedt om data uit Europese lidstaten door te geven aan een derde land of internationale organisatie zonder deze bescherming.
De Europese Commissie beheert een lijst van voldoende GDPR-conforme landen. De Verenigde Staten, waar veel clouddiensten gevestigd en juridisch gebonden zijn (o.a. Microsoft, Amazon en Google), staan niet op deze lijst.
Het EU-US Privacy Shield, de regeling waarop veel organisaties zich beriepen om hun data aan Amerikaanse bedrijven toe te vertrouwen, is sinds 16 juli 2020 ongeldig verklaard (arrest Schrems II). Bijgevolg moet adequate bescherming voor de VS geregeld worden in Standard Contractual Clauses (SCC) die met service providers kunnen worden afgesloten. Privacyspecialisten stellen echter ook vragen bij de toereikendheid van deze overeenkomsten, die bijvoorbeeld niet voorkomen dat Amerikaanse autoriteiten op eenvoudig verzoek toegang kunnen krijgen tot de data (inclusief de encryptiesleutels).
Bovendien hebben verschillende ‘big tech’ bedrijven in het verleden in de praktijk weinig eerbied aan de dag gelegd voor de Europese privacywetgeving.
Kies je toch voor cloudopslag, zorg dan dat :
- De servers zich in België bevinden of alleszins in de EU.
- Je weet dat er geen back-ups buiten Europa bewaard worden en/of je gebruikmaakt van dubbele encryptie.
- Je zeker eigenaar blijft van je data (overheidsgegevens zijn onvervreemdbaar).
- Deze ten allen tijde gerecupereerd kunnen worden (ook in het geval van een faillissement).
- De download- en uploadsnelheid volstaan.
- De dienstverlener voldoet aan ISO-normen 9001 en 27001.
- Er geen financiële addertjes onder het gras zitten, zoals essentiële diensten waarvoor je moet bijbetalen.
Gebruik de Checklist for Cloud Service Contracts van InterPARES voor meer details.
Het Rijksarchief volgt de situatie op en zal haar advies wanneer nodig bijstellen.
Hoe controleer je de toestand van de dragers en de gegevens die ze bevatten?
Degradatie van de dragers is één van de oorzaken die ertoe kunnen leiden dat bestanden verdwijnen, onleesbaar worden of ongewenst wijzigingen ondergaan.
Controleer daarom op geregelde tijdstippen :
- Of alle dragers nog ingelezen kunnen worden.* Baseer de regelmaat van de controles op de veronderstelde levensduur van de dragers.
- Of alle bestanden nog aanwezig zijn.
- Of alle bestanden nog geopend kunnen worden.*
- Of alle bestanden onveranderd zijn (integriteitscontrole), door de checksums te verifiëren.
* Indien nodig, kan je een steekproef controleren en de vaststellingen doortrekken naar alle gelijkaardige dragers van ongeveer dezelfde ouderdom.
Wanneer de bestanden meer achteruitgaan dan de aanvaardbare marge of de bestanden onleesbaar worden, moeten de gegevens op de problematische drager(s) gemigreerd worden naar een nieuwe drager.
Hoe genereer en controleer je de checksum van bestanden?
- Optie 1: via de terminal van je besturingssysteem: meer info.
- Optie 2: door middel van (gratis) tools: suggesties.
Het Rijksarchief gebruikt het MD5-algoritme voor een goede balans tussen snelheid en betrouwbaarheid, maar er zijn nog andere goede algoritmes, zoals SHA256.
Waarop moet je letten bij een migratie van gegevens van één drager naar een andere?
Indien
- de verwachte levensduur van een drager bijna ten einde is, bijvoorbeeld na 7 jaar als de drager naar schatting 10 jaar kan meegaan, en/of
- de gegevens fouten beginnen te vertonen buiten de aanvaardbare foutenmarge
Dan moeten de gegevens verplaatst worden naar andere dragers, van hetzelfde of een ander type, bijvoorbeeld van een cd naar een harde schijf.
Om zeker te zijn dat de bestanden correct gemigreerd zijn, controleer je de checksums van de bestanden op de nieuwe drager voor de oude drager gewist of vernietigd wordt. Vergelijk de checksums met die van de bestanden op de oude drager of die van een back-up, als de bestanden op de oude drager al waren aangetast.
Het vernieuwen van de gegevensdragers is een gedeelde verantwoordelijkheid van de informatiebeheerder en je ICT-dienst.