Zonder archiveringsstrategie voor e-mails wordt een mailbox al snel onbeheersbaar. Goede en haalbare procedures voorzien is de boodschap voor wie het overzicht wil bewaren en wil voorkomen dat belangrijke mails verloren gaan.
- Moeten mijn e-mails overgebracht worden naar het Rijksarchief?
- Wat doe ik met de e-mails in mijn mailbox?
- Welke e-mails moeten opgeslagen worden in je klassement of documentbeheersysteem?
- Wie is verantwoordelijk?
- In welk formaat moet ik e-mails opslaan?
- Wat met bijlagen?
- Welke metagegevens moeten bewaard worden?
- Wat als een collega vertrekt?
- Worden e-mails automatisch openbaar als ik ze overbreng naar het Rijksarchief?
- Vraag of opmerking?
Moeten mijn e-mails overgebracht worden naar het Rijksarchief?
JA, als je bent aangeduid als sleutelfunctionaris.
- De mailboxen van sleutelfunctionarissen worden integraal gearchiveerd (met uitzondering van privéberichten) om op lange termijn historisch onderzoek naar de organisatie mogelijk te maken.
- Het aanwijzen van sleutelfunctionarissen is een aanpak die het Rijksarchief momenteel onderzoekt en geleidelijk zal uitrollen. Met elke organisatie zal bekeken worden wie de sleutelfunctionarissen zijn met een historisch waardevolle mailbox. Het zal gaan om personen in een beleidsfunctie en experts.
JA, voor e-mails die (thuishoren in reeksen die) bestemd zijn voor permanente bewaring.
- De meeste e-mails die ontvangen of verzonden worden in uitvoering van de taken van je organisatie, moeten opgeslagen worden in je klassement of documentbeheersysteem, bij de dossiers waarop ze betrekking hebben. In sommige organisaties gebeurt dit automatisch. Deze e-mails krijgen dezelfde bestemming als de reeks waartoe ze behoren. Je vindt de definitieve bestemming in de selectielijst van je organisatie (hier te vinden).
- Voor een kleiner deel van de (elektronische) briefwisseling wordt de bestemming expliciet in selectielijsten vastgelegd.
NEE, voor e-mails die (thuishoren in reeksen die) bestemd zijn voor vernietiging.
- Zie vorige. E-mails en mailboxen kunnen dus expliciet of impliciet, als deel van een andere reeks, bestemd worden voor bewaring of vernietiging.
NEE, voor e-mails zonder belang voor de organisatie.
- Zoals privéberichten, informele ‘chat’ of praktische dienstmededelingen. Deze e-mails moeten ook niet opgeslagen worden in je klassement of documentbeheersysteem.
Wat doe ik met de e-mails in mijn mailbox?
- Sorteren: gesorteerde e-mails zijn gemakkelijker in bulk te exporteren en op te ruimen. Sorteer je e-mails automatisch met regels waar het kan en handmatig waar nodig.
- Exporteren: zoals lager toegelicht, moeten alle e-mails met een gemeenschappelijk, administratief of juridische belang opgeslagen worden in je klassement of documentbeheersysteem. Naast het handmatig exporteren van e-mails (per e-mail of in bulk), kan er ook een automatische back-up van alle e-mails gemaakt worden. Zie de kadertekst bij de volgende vraag.
- Opruimen: eenmaal je e-mails gesorteerd zijn in mappen zoals ‘dienstmededelingen’, ‘nieuwsbrieven’ en ‘privé’ kan je gemakkelijk op regelmatige basis onbelangrijke e-mails verwijderen. Als je organisatie met integrale back-ups werkt, kan je ook andere e-mails van een zekere leeftijd periodiek uit je e-mailclient verwijderen.
Gemakkelijk sorteren begint bij het opstellen van een e-mail:
- Gebruik je werkmail niet voor privéberichten.
- Gebeurt het toch, verplaats de berichten dan zo snel mogelijk naar een aparte map of verwijder ze om te voorkomen dat ze gearchiveerd worden.
- Houd informele boodschappen naar een collega gescheiden van formele onderwerpen.
- Geef altijd een helder onderwerp op.
Welke e-mails moeten opgeslagen worden in je klassement of documentbeheersysteem?
Je e-mailprogramma is geen geschikte plaats om e-mails op lange termijn te bewaren, omdat:
- je collega’s er geen toegang toe hebben
- het niet op dezelfde manier geordend is als je klassement of documentbeheersysteem
- e-mails niet altijd een duidelijke titel meekrijgen, en je snel vergeet onder welke titel een conversatie in het verleden plaatsvond.
Daarom moet je volgende e-mails exporteren naar de juiste plaats (map, documentenset…) in je klassement of documentbeheersysteem:
- berichten die een inhoudelijke bijdrage leveren aan een dossier
- berichten die essentiële informatie bevatten, waar collega’s ten allen tijde toegang toe moeten hebben om een dossier te kunnen opvolgen
- berichten waarin een beslissing genomen wordt die relevant is voor de organisatie, waarin een engagement wordt aangegaan of die een ander juridisch belang kunnen hebben.
Een automatische back-up voor extra zekerheid.
- Omdat de handmatige export van e-mails de nodige discipline vraagt, kan het om juridische redenen interessant zijn om ook een automatische back-up te maken van alle inkomende en uitgaande e-mails in je organisatie, en deze voor de duur van de administratieve en/of juridische bewaartermijn te bewaren.
- Je weet immers nooit wanneer een burger de achtergrond van een beleidskeuze zal opvragen, of een beslissing zal aanvechten voor de rechtbank. Je wil de relevante e-mails in elk geval kunnen terugvinden, ook als een werknemer ze niet in het dossier geplaatst heeft, ze per ongeluk of opzettelijk verwijderd heeft of de organisatie verlaten heeft.
Wie is verantwoordelijk?
- Je mailbox is persoonlijk, dus jij bent verantwoordelijk voor het beheer ervan en de export van je e-mails met businesswaarde (ontvangen en verstuurd) naar het klassement of documentbeheersysteem, waar ook collega’s ze kunnen raadplegen.
- Ben je aangeduid als sleutelfunctionaris, dan is het aangewezen om extra aandacht te besteden aan het verwijderen van privéberichten, zodat ze niet mee overgebracht worden.
- Bij gemeenschappelijke mailboxen moet een verantwoordelijke aangesteld worden of afspraken gemaakt worden voor de archivering van de e-mails.
- Het opstellen van richtlijnen over welke e-mails bewaard moeten worden, het aanwijzen van het bestandsformaat waarin je ze moet opslaan, het maken van bewaarkopieën in duurzame formaten (meer info) indien nodig en het overbrengen van (dossiers met) e-mails naar het Rijksarchief, is de taak van je archief- of informatieverantwoordelijke(n).
- Zijn er sleutelfunctionarissen aangeduid in je organisatie, dan kunnen de informatieverantwoordelijken hen ook begeleiden bij het periodiek exporteren van e-mails ouder dan de bewaartermijn die in de selectielijst is vastgesteld.
- Opteert je organisatie voor een automatische back-up van e-mails, zoals beschreven in het kader hierboven, dan kan je ICT-dienst hiervoor zorgen.
Er is geen one-size-fits-all oplossing. We geven tips, maar je moet er zelf mee aan de slag om te bepalen wat de behoeften zijn van je organisatie, en hoe je het samen gaat aanpakken. We staan natuurlijk klaar om je te helpen bij het uitwerken van een archiveringsstrategie op maat van je organisatie.
In welk formaat moet ik e-mails opslaan?
E-mails moeten bewaard worden in een duurzaam bestandsformaat, met inbegrip van de metagegevens. Alleen zo blijven ze vindbaar en zinvol op lange termijn.
Individuele e-mails exporteren, bijvoorbeeld naar een dossier in je klassement of documentbeheersysteem:
- Eml is het aanbevolen formaat. Deze bestanden kunnen geopend worden met bijna alle e-mailclients en met tekstverwerkers op elk platform. Het is het standaard opslagformaat van veel e-mailclients. Voor andere programma’s, met name Outlook, is een add-on nodig om berichten in eml op te slaan of een conversietool om ze via een ander formaat naar eml om te zetten.
- Msg van Outlook is aanvaardbaar als opslagformaat op korte termijn. E-mails die langer dan vijf jaar van administratief, juridisch of historisch belang blijven, worden echter best zo snel mogelijk omgezet naar eml, bijvoorbeeld met MFCMapi (voor individuele e-mails) of de betalende versie van Emailchemy (voor volledige mappen).
- Pdf is geen interessant opslagformaat voor e-mails, omdat metagegevens verloren gaan en de band met eventuele bijlagen wordt doorgeknipt.
- Txt, html en mht zijn zeker geen geschikte formaten. Ze zijn niet aangepast aan e-mails en capteren daardoor niet alle relevante transmissiegegevens.
Hele inbox exporteren, bijvoorbeeld van een sleutelfunctionaris of een vertrekkende collega:
- Ook hiervoor is eml het aangewezen formaat. Sommige e-mailclients laten toe om meerdere e-mails te selecteren en tegelijk op te slaan in eml-formaat. Als deze functionaliteit niet standaard aanwezig is, kan er gezocht worden naar een add-on om dit mogelijk te maken, bijvoorbeeld Export Messages to Eml voor Outlook.
- Biedt je e-mailclient deze mogelijkheid niet, maar wel om een mailbox te exporteren als mbox-bestand, dan kan dit formaat gebruikt worden om meerdere e-mails in één beweging te exporteren. Dit bestand moet dan wel worden omgezet naar afzonderlijke e-mails in eml-formaat, bijvoorbeeld met Aid4Mail MBOX Converter. Containerbestanden zoals mbox zijn namelijk kwetsbaar. Eén fout in het bestand kan alle e-mails onleesbaar maken.
- In Outlook kunnen mailboxen geëxporteerd worden als pst-bestand. Dit formaat is enkel te openen met Outlook en heel gevoelig voor fouten. De e-mails moeten daarom zo snel mogelijk worden omgezet naar eml-formaat, bijvoorbeeld met de geavanceerde versie van Convert pst to eml.
Wat met bijlagen?
Eml, msg, mbox en pst zijn allemaal formaten die e-mails opslaan mét hun bijlagen. Bewaar belangrijke bijlagen, met een juridische waarde en/of die bestemd zijn voor permanente bewaring, echter ook apart, in de map of het dossier waartoe ze behoren. Alleen op die manier kunnen het formaat en de inhoud goed worden opgevolgd.
Welke metagegevens moeten bewaard worden?
De meeste gegevens over een e-mail staan niet in de boodschap, maar in de hoofding, waarvan maar een deel zichtbaar is als je e-mails verstuurt en ontvangt:
- Zichtbaar: het e-mailadres van de afzender*, het e-mailadres van de bestemmeling, het onderwerp, de datum en het tijdstip van de verzending.
- Onzichtbaar: allerlei contextuele en technische informatie over een e-mail, die je het gemakkelijkst terugvindt (in Outlook) door de e-mail te openen in een apart venster en via ‘Bestand’ (‘File’) de ‘Eigenschappen’ (‘Properties’) te openen: onder meer de datum en het tijdstip van ontvangst.
(*) Als de identiteit van de afzender(s) en ontvanger(s) niet duidelijk af te leiden is uit de e-mailadressen, moet het adresboek ook bewaard worden en (indien daarvoor bestemd) overgebracht naar het Rijksarchief. (Sla het adresboek op, of exporteer het in txt- of csv-formaat. Het internet vertelt je hoe dit voor jouw e-mailprogramma in zijn werk gaat.) Verwijder eventuele privécontacten uit de lijst en vermeld indien mogelijk de rol van de professionele contacten in je of hun organisatie.
Wat als een collega vertrekt?
De mailbox van een vertrekkende werknemer mag niet zo maar overgenomen of gearchiveerd worden. Hij moet hiervoor schriftelijke toestemming geven en heeft het recht om privéberichten te verwijderen, hoewel een professionele mailbox best altijd vrij van privéberichten gehouden wordt.
Worden e-mails automatisch openbaar als ik ze overbreng naar het Rijksarchief?
Mailboxen die worden overgebracht naar het Rijksarchief krijgen het statuut van archief en zijn in principe (volgens de Archiefwet) na dertig jaar toegankelijk voor het publiek. Dit is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR, die uitzonderingen bevat voor archivering in het algemeen belang.
We gaan zorgvuldig om met mailboxen. Bezorgdheden omtrent openbaarheid op korte termijn mogen geen reden zijn om mailverkeer dat interessant kan zijn voor onderzoek op lange termijn niet over te dragen.
