Ook archief heeft een ecologische voetafdruk. Goed archiefbeheer impliceert vandaag dan ook dat je niet meer (virtuele) opslagruimte, energie en materialen gebruikt dan nodig.
Wat zijn de cijfers?
- Een bestand van 1 megabyte 10 jaar bewaren kost zo’n 40 gram CO2 (bron: Archimag). Aangezien overheidsinstellingen soms honderden terabytes bewaren, loopt dit aardig op.
- Het Rijksarchief bewaart bijvoorbeeld ruim 400 terabyte aan gedigitaliseerde bronnen, wat neerkomt op 16.000 ton CO2 of 11.765 retourvluchten van Brussel naar New York per 10 jaar (bron: GreenSeat).
Hoe beperk je de impact van je digitaal archief op het milieu en het klimaat?
- Vernietig archief dat niet bestemd is voor overbrenging naar het Rijksarchief zo snel mogelijk na het verstrijken van de bewaartermijn.
- Onderscheid je semi-dynamisch archief en statisch archief van je dynamisch archief en bewaar het indien mogelijk nearline of offline. Snelheid kost geld en energie!
- Verwijder regelmatig identieke duplicaten, kladversies en overbodige documentatie. (Software kan een handje helpen, maar een manuele controle is onvermijdelijk, dus sensibiliseer collega’s en wacht niet te lang.)
- Werk op gedeelde netwerkschijven of in een gemeenschappelijk documentbeheersysteem om al te veel dubbele opslag te vermijden. Iedereen laten werken op zijn lokale harde schijf is uit den boze. Spreek ook een mappenstructuur af voor je records management, waarin alle bestanden één plaats toegewezen krijgen.
- Gebruik zo veel mogelijk duurzame bestandsformaten, om het aantal extra bewaarkopieën dat nodig is te beperken.
- Houd multimediabestanden niet bij in een onnodig groot formaat. (Bijvoorbeeld: staat het aantal pixels van een foto in verhouding tot het doel waarvoor de foto is genomen?)
- Digitaliseer enkel archief als dit een duidelijke meerwaarde oplevert. Neem de carbon cost en data cost van digitale opslag mee in de begroting van digitaliseringsprojecten.
- Zoek gemutualiseerde oplossingen voor digitale opslag met andere diensten of organisaties.
- Laat geen obsolete systemen draaien in de achtergrond, bijvoorbeeld omdat je niet weet hoe ze afgesloten moeten worden.
- Gebruik energie uit hernieuwbare bronnen en kies voor dienstverleners die dit doen.
