Het gebouw moet toegankelijk zijn voor vrachtwagens, voor de aan- en afvoer van archieven.

Er moeten archiefruimten voorzien worden voor elk type informatie en gegevensdrager dat je zal bewaren.

Richt de stookplaats en eventuele opslag van de brandstofvoorraad in op een veilige afstand van de archiefruimten (en personeels- en publieksruimten).

Er is een stevige constructie van gewapend beton nodig met een draagkracht van:

• Voor papieren archief: minstens 7,5 kN/m² voor ruimten met vaste rekken en een maximale hoogte van 2,2 m, en van 15 kN/m² voor ruimten met verrijdbare rekken en een hoogte van 2,2 m.
• Voor ander archief: afhankelijk van de aard van het archief en van een maximaal gebruik van de beschikbare opslagruimte.

De vervorming van de vloer mag de aanvaardbare grens die geldt voor dat type vloer niet overschrijden.

Tip: probeer bij bestaande archiefruimten te achter­halen of er een bouwtekening bestaat, om deze punten makkelijker te kunnen aftoetsten.

De bouw- en afwerkingsmaterialen mogen bij veroudering geen deeltjes, dampen of gassen afgeven die schadelijk kunnen zijn voor de archiefdocumenten.

Ze moeten ook zodanig gekozen worden dat ze geen brandverspreiding in de hand werken en ingeval van oververhitting of brand zo weinig mogelijk schadelijke of irriterende stoffen, rook of roet afscheiden.

Tip: schakel de gebouwen­verant­woor­delijke van je organisatie in voor de beoordeling van de meer technische aspecten van de archief­ruimte.

Deze worden bij voorkeur vermeden en anders verduisterd met een vast scherm of een verplaatsbaar systeem (bv. rolluiken) om directe lichtinval te verhinderen.

Ze zijn zeker te vermijden in lokalen waar audiovisuele media zoals filmtapes bewaard worden.

Ze mogen niet gebruikt worden voor verluchting.

Deze moeten van steenachtig materiaal, waterdicht en glad afgewerkt zijn, zodat ze geen stof aantrekken en gemakkelijk te reinigen zijn, dus geen linoleum, tapijt, hout, behang...

De binnenzijden van de wanden van de archiefruimten mogen nooit condensatie vertonen, ongeacht de weersomstandigheden.

Deze zijn bij voorkeur in opbouw uitgevoerd, dus niet weggewerkt in de muur.

Ze mogen enkel dienst doen voor die (of dat compartiment van de) archiefruimte, met uitzondering van voorzieningen voor brandbestrijding. Boven of in nabijheid van de archiefdocumenten mogen geen buizen of leidingen lopen voor water of andere vloeistoffen (wegens het risico op lekkages en oppervlaktecondensatie).

Een stabiel binnenklimaat is belangrijk om degradatie van archief tegen te gaan.

• Het gebouw moet ingeplant en ontworpen zijn volgens de bouwtechnische voorschriften.
• Er moeten thermometers en elektronische hygrometers geïnstalleerd worden en er moet regelmatig gecontroleerd worden of ze nog correct werken.

Tip: vermijd abrupte schokken in de temperatuur of de luchtvochtigheid, bijvoorbeeld door deuren niet langer dan nodig open te laten staan.

De temperatuur en luchtvochtigheid moeten zo veel mogelijk constant gehouden worden.

Tip: in de brochure Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer vind je meer informatie over het conserveren van foto’s.

Ventilatiesystemen en klimaatbeheersingsinstallaties moeten met filters uitgerust worden zodat er geen water, vuil of ongedierte in de ruimte kan doordringen.

De archiefruimten zijn voorzien van een mechanisch ventilatiesysteem conform de norm NBN EN 13779, dat een goede luchtvermenging waarborgt zodat overal in de omgeving een uniforme vochtigheidsgraad heerst.

De minimale filterklasse (norm NBN EN 779) is:

• Voor archiefruimten voor papieren archief: F7
• Voor archiefruimten voor optische en magnetische dragers: F8
• Voor archiefruimten voor andere dragers: aangepast aan de drager

De aanvoer van gefilterde verse lucht laat toe om minstens tweemaal per etmaal het luchtvolume van de archiefruimte te vernieuwen (een ventilatievoud van 0,1 tot 0,2 of een aanvoer van 10 tot 20% buitenlucht per uur) en om de aanwezigen gezonde verse lucht te verschaffen overeenkomstig de geldende normen en reglementeringen.

De concentraties fijn stof en schadelijke gassen in de ruimten moeten beperkt worden; de luchttoevoeropeningen zijn gelegen in buitenzones die zo min mogelijk vervuild zijn.

Tip: op de website www.irceline.be van de Intergewestelijke cel voor het Leefmilieu (IRCEL) vind je meer informatie over de concentraties van deze stoffen.

Het is belangrijk dat de archiefruimten op toereikende wijze tegen elke mogelijke vorm van brandgevaar beveiligd worden conform de geldende wetgeving, de regels van goed vakmanschap en de adviezen van de territoriaal bevoegde brandweer.

Het gebouw moet voorzien zijn van bliksemafleiders, conform de norm NBN EN 62305. Alle binnenkomende leidingen worden uitgerust met een potentiaalvereffening, met bescherming tegen directe blikseminslag en een overspanningsafleider.

Er moet een branddetectiesysteem zijn overeenkomstig de norm NBN S21-100 (en addenda) om het vuur in een vroeg stadium te ontdekken.

Archiefruimten mogen geen compartimenten hebben die groter zijn dan 200 m², tenzij ze uitgerust zijn met een automatisch blussysteem op basis van gas, met watermist of door een droog sprinkler-systeem met pre-action. (Het archief moet dan aangepast verpakt zijn.)

De wanden (verticaal en horizontaal) moeten een brandweerstand hebben van 1u (EI 60), zoals bepaald door norm NBN EN 13501-2.

De bekleding van wanden, zolderingen en vloeren moet beantwoorden aan reactieklasse C-s2, d2 (wanden), C-s2, d0 (plafond) en CFl-s2 (vloer), zoals bepaald volgens norm NBN EN 13501-1.

De toegangsdeuren tot de lokalen moeten automatisch sluiten (bij een brand) en een brandweerstand hebben van een half uur (EI1 30).

De brandweerstand van de bouwelementen mag niet beïnvloed worden door doorvoeringen (zoals door buizen voor elektriciteit of vloeistoffen, ventilatiekanalen en schouwen) of door zwakke punten (zoals dilatatievoegen, schakelaars, stopcontacten en verlichtingsarmaturen).

Tip: branddeuren kan je herkennen aan de labels op de zijkant van de deur, langs de zijde van de scharnieren. Het cijfer op het label geeft de brandweerstand (resistance to fire) in minuten aan.

Archiefarchiefruimten zijn uitsluitend bestemd voor de bewaring van archieven.

Vermijd dat archiefruimten gebruikt worden voor de bewaring van materialen en apparaten die het klimaat nadelig kunnen beïnvloeden, verontreiniging kunnen verspreiden, brandgevaar kunnen veroorzaken of insecten of micro-organismen kunnen aantrekken. Werkplekken, kopieermachines, papierversnipperaars, voorraden kantoorartikelen, oude meubels en computers zijn uit den boze.

Ook afval, rommel, etenswaren, drank en opslag van kantoormateriaal zijn in elk type archiefruimte te vermijden.

Archieftypes die een verschillend binnenklimaat vragen, worden bewaard in een afzonderlijk archiefruimte.

De archiefruimten moeten ruim genoeg zijn om alle archieven gedurende de termijnen vastgesteld in de selectielijsten (wettelijke en administratieve termijnen) te bewaren. Hou rekening met de toekomstige archiefaangroei.

Tip: bereken de magazijnen op de verwachtte groei door het aangroeiritme van de vijf laatste jaren te berekenen en dit getal vervolgens te extrapoleren voor de komende 20 tot 30 jaar. Hou ook rekening met de eventuele overbrengingen van archief die wegens plaatsgebrek uitgesteld zijn én met het feit dat de informatisering van werkprocedures niet noodzakelijk tot gevolg heeft dat het aantal papieren documenten daalt.

De archiefstellingen worden zodanig opgesteld dat er voldoende bewegingsruimte is voor het personeel, voldoende ruimte voor de luchtcirculatie en dat ze de buitenmuren niet raken.

Ideaal zijn minimum 80 cm brede looppaden tussen de rekken, minimum 150 cm brede circulatiegangen en minimum 50 cm brede vluchtpaden tussen de (uiteinden van de) rekken en de muren.

Tip: teken bij het ontwerp van een nieuw gebouw eerst de inplanting van de archief­stellingen uit en ontwerp het gebouw eromheen. Teken bij de ingebruikname van een bestaand magazijn eerst uit hoe de ruimte zo efficiënt mogelijk ingericht kan worden. 

Voor papieren archief:

• Vaste of verrijdbare archiefstellingen.
  • Verrijdbare archiefstellingen vereisen en investering, maar kunnen de capaciteit van een archiefruimte met zo'n 30% vergroten.
  • Kies in dat geval bij voorkeur:
    • een handmatig systeem, omwille van de eenvoud in onderhoud en de veiligheid
    • een open of opengewerkte achterkant om de luchtcirculatie te bevorderen en het ontstaan van een schadelijk microklimaat te vermijden (of anders een kleine afstand tussen twee stellingen in gesloten toestand).
• De archiefstellingen moeten sterk genoeg zijn om het gewicht te kunnen dragen en zijn bij voorkeur van metaal. Hout en kunststof houden een groter brandgevaar in en kunnen bovendien schadelijke gassen uitstoten. Hout verhoogt ook het risico op schimmels, insecten e.d.
• De afstand tussen de inhoud van de bovenste plank en het plafond bedraagt bij voorkeur minimum 30 cm, de afstand tot de deurkozijnen en andere doorvoeringen door brandwerende wanden minimum 50 cm.
• Kies voor archiefstellingen met in de hoogte verstelbare legborden, zodat de kasten optimaal benut kunnen worden.
• Het gebruik van kasten voor de hangende berging van grote formaten wordt afgeraden omdat de archiefbescheiden door hun eigen gewicht kunnen plooien of scheuren.
   

Voor magnetische tapes:

• Plaatstalen kasten met deuren en een achterwand.
• De kasten moeten geaard zijn.
   

Voor dragers met aangesloten voeding​:

Idealiter 200 lux op vloerniveau en maximaal 75 microwatt per lumen UV-straling, met een uniformiteit U0 van 0,40.

Tip: plaats geen dossiers of documenten direct onder of naast verlichtingsarmaturen om lichtschade en brandgevaar te vermijden.