Art. 62 van de wet van 25 Ventôse jaar IX op het notarisambt bepaalt dat notarissen hun minuten en repertoria die meer dan 75 jaar oud zijn, moeten overbrengen naar het Rijksarchief in de provincie of het administratief arrondissement waarbinnen hun ambtsgebied gelegen is. Documenten ouder dan 50 jaar (maar jonger dan 75 jaar) kunnen in bewaring worden gegeven.

In de praktijk vraagt het Rijksarchief om de archieven 50 of 75 jaar na einde van de studie van een notaris over te brengen en om enkel volledige studies te deponeren. Alleen in uitzonderlijke gevallen – bijvoorbeeld een zeer lange ambtsperiode van een notaris – wordt slechts een deel van een studie aanvaard.

Neem, om misverstanden en tijdverlies te vermijden, altijd contact op met het betrokken Rijksarchief vóór u begint met verwerken en verpakken.

Voorbereiding: verpakking en inventarisatie

De over te brengen archieven moeten in goede en geordende staat zijn, conform art. 14 en 15 van het KB van 18 augustus 2010 over de overbrenging van archief.

Ze moeten ontstoft worden, ontdaan van paperclips, nietjes en andere voorwerpen die de documenten kunnen beschadigen, en verpakt in zuurvrij verpakkingsmateriaal dat geschikt is voor langetermijnbewaring. Samen met de archieven moet een inventaris worden overgemaakt.

De verpakking en de inventarisatie kunnen geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed aan het Rijksarchief.  

De volgende opties zijn mogelijk:

1. Het notariaat levert het archief af aan het Rijksarchief zonder voorbereidende taken uit te voeren. Indien de minuten en repertoria niet ingebonden zijn, wordt enkel gevraagd om de stukken in stapeltjes per jaar bijeen te binden. De verpakking en inventarisatie wordt volledig toevertrouwd aan het Rijksarchief.
   Het Rijksarchief factureert voor de behandeling een forfaitaire kost per strekkende meter (meting vóór de behandeling) volgens het wettelijk bepaald tarief (Tarieven - Rijksarchief in België, E2). Deze optie is de meest efficiënte, en wordt dan ook warm aanbevolen.
2. Het notariskantoor doet een beroep op het Rijksarchief voor de verpakking van de documenten, maar zorgt zelf voor de beschrijving ervan. Het archief wordt stofvrij aangeleverd, in de originele verpakking, mét inventaris. Het Rijksarchief factureert een forfaitaire kost per strekkende meter (Tarieven - Rijksarchief in België, E1)
3. Het notariskantoor staat zelf in voor de verpakking in zuurvrij verpakkingsmateriaal (Rijksarchief_Tarieven-archiefdozen-zuurvrij-papier.pdf) en voor de beschrijving van de documenten in overeenstemming met de richtlijnen van het Rijksarchief (Stappenplan voor de bewaargeving bij het RA van minuten en repertoria van notarissen).

Raadpleging

Klik hier voor de raadplegingsmodaliteiten van notariële archieven.

Een model van een schriftelijke verklaring van een notaris (niet noodzakelijk de voormalige houder van de minuten of zijn opvolger) waarmee een onmiddellijk belanghebbende, erfgenaam of rechthebbende toestemming wordt verleend voor het consulteren en reproduceren van akten van minder dan 100 jaar, vindt u hier.

Opzoekingen en reproducties

Richt uw aanvraag via mail aan het betrokken Rijksarchief.

Het aanleveren van reproducties gebeurt volgens het officiële tarief van het Rijksarchief (Tarieven - Rijksarchief in België). Dit is ook van toepassing voor notarissen die kopieën van hun eigen notariële akten of die van hun voorgangers willen verkrijgen.

Om aanvragen zo snel mogelijk te kunnen behandelen, is het belangrijk dat u het Rijksarchief alle informatie bezorgt met betrekking tot het document dat u zoekt (bijvoorbeeld: indien er een opzoeking is uitgevoerd door een kantoor Rechtszekerheid, stuur dan het antwoord van dit bureau samen met de aanvraag naar het Rijksarchief). Onvolledige aanvragen vereisen aanvullende opzoekingen, die in rekening kunnen worden gebracht.

Nieuws

• Overstromingen: reddingsoperaties archief gaan door
• Archief van de landmetersfamilie de Bersacques online raadpleegbaar (Rijksarchief Kortrijk)
• Een nieuw zoekinstrument voor notariskantoren, genealogen en andere onderzoekers uit de regio Bergen (Rijksarchief Bergen)
• 235 meter notariaatsarchief naar het Rijksarchief te Namen in 2014-2015 (Rijksarchief Namen)
• Archief van de notarissen Urbin-Choffray (Houffalize) en Dayeneux (Durbuy) ontsloten (Rijksarchief Aarlen)
• Notariaatsarchief uit Bertrée, Luik en Borgworm raadpleegbaar (Rijksarchief Luik)
• Het Notariaat van Brussel ontsloten voor de 17de en 18de eeuw (Rijksarchief Brussel/Vorst)
• Het vrijwilligersproject 'Notarius'

Update pagina: 25/09/2025