Les archives ont également une empreinte écologique. Une bonne gestion des dossiers implique aujourd’hui de ne pas utiliser plus d’espace de stockage (virtuel), de matériel et d’énergie que nécessaire.
- Quels sont les chiffres ?
- Comment limiter l’impact de vos archives numériques sur l’environnement et le climat ?
Quels sont les chiffres ?
- Un fichier de 1 mégaoctet à conserver pendant 10 ans coute 40 grammes de CO2 (source : Archimag). Comme les organismes gouvernementaux stockent parfois des centaines de téraoctets, cela augmente rapidement..
- Par exemple, les Archives de l’Etat stockent plus de 400 téraoctets de sources numérisées, ce qui représente 16.000 tonnes de CO2 ou 11.765 vols aller-retour de Bruxelles à New York par 10 ans (source: GreenSeat).
Comment limiter l’impact de vos archives numériques sur l’environnement et le climat ?
- Après l’expiration du délai de conservation, éliminer dès que possible les archives non destinées à être transférées aux Archives de l’Etat.
- Distinguez vos archives semi-dynamiques et archives statiques de vos archives dynamiques et enregistrez-les, si possible, à proximité ou hors ligne. La vitesse d’accès aux archives coûte de l’argent et de l’énergie!.
- Retirez régulièrement les doubles, les brouillons et la documentation hors sujet. (Le logiciel peut apporter une aide, mais un contrôle manuel est inévitable, alors sensibilisez vos collègues et n’attendez pas trop longtemps.)
- Travailler sur des lecteurs réseau partagés ou dans un système commun de gestion de documents pour éviter les doubles. Il est hors de question de laisser tout le monde travailler sur son disque dur local. En outre, organisez une arborescence de dossiers pour votre gestion des dossiers, où tous les fichiers sont attribués à un seul endroit .
- Utilisez autant que possible des formats de fichiers durables pour limiter le nombre de copies de conservation supplémentaires qui est nécessaire .
- N’enregistrez pas de fichiers multimédias dans un format inutilement grand. (Par exemple, le nombre de pixels d’une photo est-il proportionnel à l’objectif pour lequel la photo a été prise?).
- Numériser les archives seulement si cela apporte une réelle valeur ajoutée. Inclure le coût du carbone et le coût des données du stockage numérique dans le budget des projets de numérisation.
- Recherchez des solutions de stockage numérique mutualisées avec d’autres services ou organisations .
- Ne faites pas fonctionner des systèmes obsolètes en arrière-plan, par exemple parce que vous ne savez pas comment les arrêter.
- Utilisez l’énergie provenant de sources renouvelables et choisissez des fournisseurs de services qui le font.
