Datenträger kommen und gehen. Die Zeit der Diskette (floppy disc) und der CD-ROM ist vorbei. Sind Server heute die beste Lösung? Ist eine Cloud zum Archivieren geeignet?
- Welche Arten von Datenträger gibt es?
- Welches Speichermedium auswählen?
- Wie überprüft man den Zustand der Datenträger und der darauf gespeicherten Daten?
- Was muss bei der Migration von Daten auf einen anderen Datenträger beachtet werden?
- Fragen oder Anmerkungen?
Welche Arten von Datenträger gibt es?
Analoge oder digitale Datenträger?
- Analoge Datenträger speichern Signale oder geben sie weiter, wie sie wahrgenommen werden, in Form eines kontinuierlich ändernden Signals (z.B. Schallwelle).
- Digitale Datenträger speichern Informationen in einer Abfolge aus Nullen und Einsen, die durch Wiedergabe- oder Abspielgeräte in sinnlich wahrnehmbare Signale umgewandelt werden.
Datenträger können anhand von zwei Faktoren unterschieden werden:
Nach Speichertechnologie
| Magnetische Speichermedien | Optische Speichermedien | Festkörperspeicher (solid state) | |
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| Funktionsweise |
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| Beispiele |
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| Vorteile |
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| Nachteile |
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Nach Zugänglichkeit
| Speicherung online | Speicherung nearline | Speicherung offline | |
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| Funktionsweise |
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| Zugriff |
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| Geeignet für |
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Welches Speichermedium auswählen ?
Es gibt heutzutage Lösungen für massenhafte und dauerhafte Speicherung von Daten in allen der drei vorgestellten Technologien. Die gute Wahl ist hierbei diejenige, die sich an den Bedürfnissen der Einrichtung oder des Dienstes orientiert.
Folgende Faktoren gilt es zu berücksichtigen:
- Speicherkapazität
- Lese-/Schreibgeschwindigkeit
- Überschreibbarkeit
- Kosten für den Ankauf der Datenträger, Lese-/Schreibgeräte und eventuellen Lizenzen
- Unterhaltskosten (Strom, Sicherheit, Kontrolle, Datenbereinigung, Reparaturen etc.)
- Hauseigene oder leicht anzuwerbende Fachkenntnis und/oder Weiterbildungskosten
- Verfügbarkeit von Kontrollinstrumenten
- Erwartete Lebensdauer der Datenträger und der Lese-/Schreibgeräte
- Verfügbarkeit der Datenträger und der Lese-/Schreibgeräte (Veralterung der Technologie)
- Möglichkeiten für automatisierte Speicherung und Bedienung
Durchschnittliche Zugriffszeit nach Speichermedium :
Wenn Benutzer gleichzeitig und schnell auf Daten zugreifen müssen, ist Online-Speicherung auf Dateiservern zu bevorzugen.
Für Archivalien, die nur gelegentlich genutzt werden, ist diese Methode hingegen unnötig. Hierfür sind MAID-Speichertechnologie (bei der die Festplatten automatisch in Standby-Modus schalten, wenn sie nicht genutzt werden), Magnetbänder (z.B. LTO) oder andere Datenträger, mit oder sogar ohne automatisiertem Zugriff, oft eine kostengünstigere, energiesparendere und nachhaltigere Lösung. Weitere Informationen über umweltbewusstes Archivieren.
Diese Datenträger eignen sich nicht für die Archivierung :
- USB-Sticks, sie gehen leicht verloren.
- Disketten, CD-ROMs, DVDs und Blu-rays, sowie die zugehörigen Geräte, die veraltete Technologie und immer weniger verbreitet sind.
- Datenträger mit begrenzter Speicherkapazität, die zu Fragmentierung der Informationen führt.
- Die Cloud, es sei denn, die Server befinden sich in Belgien: siehe nachstehend.
Ist eine Cloud zum Archivieren geeignet?
Das Staatsarchiv bewahrt keinerlei Datenbestände auf Cloud-Speichern auf und rät Archivbildnern, diese Technologie weitestgehend zu vermeiden.
Weitere Informationen
Der Grund dafür ist, dass die Datenbestände bei einer Speicherung auf Servern außerhalb der EU datenschutzrechtlich derzeit nicht ausreichend geschützt sind, und es aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verboten ist, Daten aus Mitgliedsstaaten der Europäischen Union ohne angemessenes Schutzniveau an Drittländer oder internationale Organisationen zu übermitteln.
Die Europäische Kommission verwaltet eine Liste von Drittländern, die ein gemäß DSGVO angemessenes Datenschutzniveau bieten. Die Vereinigten Staaten von Amerika, in denen viele Cloud-Dienste angesiedelt sind und mit denen sie rechtlich verbunden sind (u.a. Microsoft, Amazon und Google), stehen nicht auf dieser Liste.
Der EU-US Privacy Shield auf den sich zahlreiche Organisationen beriefen, um ihre Daten US-amerikanischen Unternehmen anzuvertrauen, wurde am 16. Juli 2020 vom Europäischen Gerichtshof für nichtig erklärt (Urteil Schrems II). Folglich muss das angemessene Schutzniveau für Datentransfers in die USA nun durch Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses (SCC)) gewährleistet werden, die mit den dortigen Service Providern geschlossen werden. Datenschutzexperten stellen sich jedoch Fragen in Bezug auf die Zulänglichkeit solcher Vereinbarungen, die beispielsweise nicht verhindern, dass US-amerikanische Behörden auf einfache Anfrage auf die Daten (und die zugehörigen kryptographischen Schlüsseln) zugreifen können.
Zudem haben die größten IT-Konzerne (Big Tech) in der Vergangenheit wenig Respekt für das europäische Datenschutzrecht an den Tag gelegt.
Falls die Wahl dennoch auf Cloud-Speicher fällt, ist Folgendes sicherzustellen:
- Die Server befinden sich in Belgien oder zumindest in der EU.
- Es werden mit Gewissheit keine Sicherungskopien (Backup) außerhalb von Europa gespeichert und/oder es wird doppelte Verschlüsselung angewendet.
- Das Eigentum an den Daten wird nicht veräußert (öffentlich-rechtliche Daten sind unveräußerlich).
- Die Daten können jederzeit zurückerlangt werden (auch im Falle eines Konkurses).
- Die Download- und Upload-Geschwindigkeiten sind ausreichend.
- Der Dienstleister erfüllt die ISO-Normen 9001 und 27001.
- Es fallen keine versteckten Kosten an (z.B. Aufschläge für grundlegende Dienste).
Weitere Informationen hierzu bietet die Checklist for Cloud Service Contracts von InterPARES.
Das Staatsarchiv verfolgt die Entwicklungen in diesem Bereich aufmerksam und passt seine Empfehlungen falls nötig entsprechend an.
Wie überprüft man den Zustand der Datenträger und der darauf gespeicherten Daten?
Beschädigung des Datenträgers kann eine der Ursachen für Datenverlust, Unlesbarkeit oder versehentliche Löschung sein.
Folgendes ist daher regelmäßig zu überprüfen :
- Alle Datenträger sind noch lesbar.* Die Zeitabstände der Überprüfungen werden auf der Grundlage der voraussichtlichen Lebensdauer der Datenträger festgelegt.
- Vollständigkeit der Datenbestände.
- Alle Dateien können geöffnet werden.*
- Alle Dateien auf Vollständigkeit und Unversehrtheit (Integritätsprüfung), durch Überprüfung der Prüfsumme.
* Nötigenfalls eine Stichprobe überprüfen und daraus die Schlussfolgerungen für gleichartige und ähnlich alte Datenträger ziehen.
Falls bei der Überprüfung der Dateien die annehmbare Fehlerquote überschritten wird, oder die Dateien unlesbar werden, müssen sie zu anderen Datenträgern migriert werden.
Wie werden die Prüfsummen (checksum) der Dateien erstellt und kontrolliert?
- Option 1: per Kommandozeile (Terminal/Eingabeaufforderung) im Betriebssystem: Weitere Informationen.
- Option 2: mit einem (kostenlosen) Hilfsprogramm: Vorschläge.
Das Staatsarchiv verwendet den MD5-Hash für ein gutes Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und Verlässlichkeit, es bestehen aber noch weitere gute Algorithmen wie z.B. SHA256.
Was muss bei der Migration von Daten auf einen anderen Datenträger beachtet werden?
Wenn Folgendes eintritt
- Die erwartete Lebensdauer eines Datenträgers neigt sich dem Ende zu (z.B. nach 7 Jahren, wenn der Datenträger schätzungsweise 10 Jahre genutzt werden kann) und/oder
- Bei den gespeicherten Daten kommt es über die annehmbare Quote hinaus vermehrt zu Fehlern
Dann müssen die Daten auf andere Datenträger des selben oder eines anderen Typs übertragen werden, z.B. von CD auf Festplatte.
Um sich zu vergewissern, dass die Dateien korrekt migriert wurden, muss kontrolliert werden, ob die Prüfsummen der Dateien auf dem neuen Datenträger mit denen der Dateien auf dem alten Datenträger übereinstimmen, bevor dieser gelöscht oder zerstört wird. Die Prüfsummen mit denen einer Sicherungskopie vergleichen, wenn die Dateien auf dem alten Datenträger bereits gefährdet waren.
Das Ersetzen der Datenträger ist eine gemeinsame Verantwortung des Informationsmanagers und des ICT-Dienstes.
