L’article 62 de la Loi du 25 ventôse an XI portant organisation du notariat, établit que les notaires doivent obligatoirement déposer les minutes, tables et répertoires d'actes notariés datant de plus de 75 ans aux Archives de l’État. Les documents qui ont plus de 50 ans (mais moins de 75 ans) peuvent être déposés.
En pratique, les Archives de l’État demandent que les archives soient transférées 50 ou 75 ans au terme de l’exercice d’un notaire et qu’elles soient versées par exercice complet. Ce n'est que dans des cas exceptionnels, par exemple lorsqu'un notaire a exercé ses fonctions pendant très longtemps, qu'une partie seulement d'une étude est acceptée.
Afin d’éviter tout malentendu et perte de temps, veuillez contacter au préalable le dépôt des Archives de l'État dont vous dépendez avant d'entamer le traitement et le conditionnement.
Préparation : conditionnement et inventoriage
Les archives à transférer doivent être en bon état et en bon ordre de classement, conformément aux articles 14 et 15 de l’AR du 18 août 2010.
Elles doivent être dépoussiérées, débarrassées des trombones, agrafes et autres objets susceptibles d'endommager les documents, puis enveloppées dans un matériel d'emballage non-acide adapté à la conservation à long terme. Un inventaire doit être remis avec les archives
Le conditionnement et l’inventoriage peuvent être sous-traité en tout ou partie aux Archives de l’État.
Les possibilités sont les suivantes :
- L’étude notariale verse les documents aux Archives de l’État sans effectuer de tâches préparatoires. Si les minutes et répertoires ne sont pas reliés, il est seulement demandé de regrouper les documents par année. Le conditionnement et l’inventoriage est entièrement confié aux Archives de l’État.
Les Archives de l’État facturent pour le traitement un montant forfaitaire en fonction du nombre de mètres linéaires (la mesure est réalisée avant traitement) en suivant le tarif légal en application (Tarifs – Archives de l’État, E2). Cette option est la plus efficace et est donc vivement recommandée - L’étude notariale fait appel aux Archives de l’État pour le conditionnement des documents mais en réalise la description elle-même. Les archives sont déposées dépoussiérées, dans leur conditionnement d’origine, avec un inventaire. Les Archives de l’État facturent un coût forfaitaire en fonction du nombre de mètres linéaires (Tarifs – Archives de l’État, E1).
- L’étude notariale réalise elle-même les tâches de conditionnement dans du matériel d'emballage non-acide (boîtes d’archives et papier non-acide) et la description des documents en suivant les directives des Archives de l’état (Guide pour le dépôt de minutes et répertoires de notaires aux Archives d'État).
Modalités de consultation
Cliquez ici pour les modalités de consultation des archives notariales.
Pour les actes de moins de 100 ans, la consultation et la délivrance d’une copie des actes à des tiers n’est autorisée que sur présentation d’une autorisation écrite d’un notaire (qui ne doit pas nécessairement être l’ancien détenteur des minutes ou son successeur) dans laquelle celui-ci atteste que le demandeur est une personne intéressée en nom direct, héritier ou ayant droit. Un modèle est disponible ici.
Recherches et reproduction
Les demandes peuvent être envoyées par mail, au dépôt des Archives de l'État dont vous dépendez.
Les reproductions sont délivrées conformément au tarif officiel des Archives de l’État (B. Reproductions). Ceci est également d’application pour les notaires qui souhaitent obtenir des reproductions de leurs propres actes notariés ou de ceux de leurs prédécesseurs.
Afin de nous permettre de traiter votre demande dans les meilleurs délais, il est important que les Archives de l’État disposent de l’ensemble des informations en votre possession relatives à l’acte recherché (par exemple : si des recherches ont été opérées par un Bureau de sécurité juridique, la réponse de ce bureau doit nous être transmise intégralement avec la demande). Les demandes incomplètes impliqueront des recherches complémentaires qui seront facturées.
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Page mise à jour le 25 septembre 2025.
