Belgisches Staatsarchiv

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PDF als Aufbewahrungsformat

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PDF wird oft als Archivierungsformat verwendet. Aber nicht jedes PDF-Format ist für Langzeitarchivierung geeignet.

Was ist PDF?

Sind meine PDF-Dateien für Langzeitarchivierung geeignet?

Machen Sie den Test:

  1. Handelt es sich um Dateien im Format PDF/A-2 oder mindestens PDF/A?
  2. Ist das Format mit dem Standard konform (Gültigkeitsprüfung)?
  3. Wurden die digitalen Signaturen verifiziert?
  4. Ist die Datei frei von Lese- und Bearbeitungsbeschränkungen (automatisch der Fall bei PDF/A)?
PDF steht für portable document format und wurde als Format entwickelt, um Dokumente auf verschiedenen Betriebssystemen (und auf Papier ausgedruckt) originalgetreu wiedergeben zu können.
 
Eine PDF-Datei enthält daher eine Reihe von Informationen über den Text und das Layout, wodurch das Dokument plattformübergreifend (fast) identisch widergegeben werden kann. 
 
Das PDF-Format ist seit 2008 (Version 1.7) ein als ISO 32000-1 genormter offener Standard.

Ist PDF ein langlebiges Dateiformat?

PDF-Dateien dienen dazu, plattformübergreifend geöffnet und originalgetreu wiedergegeben werden zu können. Dadurch erfüllen sie per se eine Reihe von Voraussetzungen für langlebige Dateiformate – Vorsicht ist dennoch geboten:
 

  1. PDF ist und bleibt ein Produkt des Unternehmens Adobe. Das Format wurde zwar als offener Standard veröffentlicht, sodass andere Anbieter ebenfalls PDF-Anwendungen (Lesen und Schreiben) bereitstellen können (u.a. PDF Creator und Microsoft Word ab Version 2007), aber aufgrund eines Entwicklungsvorsprungs von 15 Jahren hat Adobe weiter die besten Karten in der Hand, um PDF-Anwendungen entwickeln zu können und die Zukunft des Formats maßgeblich zu bestimmen.
  2. Die fehlerfreie Wiedergabe von PDF-Dateien beruht auf externen Quellen, die nicht dauerhaft sind, und auf Dateiformaten, die veralten können, wie z.B. separate Bilder, Tonspuren, Videos etc. Deshalb eignet sich das PDF-Standardformat nicht als Aufbewahrungsformat.
     
Um dieses Problem zu beheben wurde unter Einbindung von unter anderem Archivaren, Bibliothekaren und Archivbildnern das Archivierungsformat PDF/A entwickelt.

Worin unterscheiden sich PDF/A und insbesondere PDF/A-2 vom PDF-Standardformat?

PDF/A-Dateien dürfen verschiedene nicht langlebige Bestandteile nicht enthalten. Welche diese sind, hängt von der PDF/A-Version ab.

Es gibt derzeit vier Versionen: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4. Alle vier Versionen haben verschiedene Anforderungen und Einsatzbereiche. Zur Zeit ist PDF/A-2 das am besten geeignete Format für Langzeitarchivierung.

Es basiert auf PDF 1.7 und ist als ISO 19005-2:2011 genormt; Funktionalität und Langlebigkeit werden unter anderem durch Folgendes sichergestellt:

  • Verschlüsselung (z.B. mit Passwörtern) ist untersagt (wie auch bei PDF/A-1);
  • JPEG-2000-Kompression ist erlaubt, um die Dateigröße von Dokumenten mit Abbildungen zu verringern (im Gegensatz zu PDF/A-1);
  • Schatten und transparente Elemente können gespeichert werden (im Gegensatz zu PDF/A-1);
  • digitale Signaturen werden langfristig valide abgespeichert (im Gegensatz zu PDF/A-1);
  • die Einbettung beliebiger Dateiformate ist untersagt (im Gegensatz zu PDF/A-3).

Wie wird eine Datei im Format PDF/A-2 erstellt?

Da PDF/A-2 ein veröffentlichter Standard ist, gibt es verschiedene Hilfsmittel und Vorgehensweisen, um eine Datei (PDF, Textdatei…) nach PDF/A-2 zu konvertieren. Einige Beispiele:

Microsoft Word ermöglicht leider nur das Speichern im Format PDF/A-1.

Nach einer Konvertierung können PDF/A-Dateien Fehler enthalten, wie fehlende Seiten, falsch wiedergegebene Schriftzeichen, und Zeitstempel, die auf den Zeitpunkt der Konvertierung geändert wurden. Daher müssen PDF/A-Dateien stets überprüft werden, gegebenenfalls per Stichprobe.

Nicht jede Konvertierungsmethode liefert zudem gültige PDF/A-Dateien, die tatsächlich dem ausgewählten Standard entsprechen. Deshalb müssen PDF/A-Dateien auch validiert werden. Ungültige PDF/A-Dateien bieten nicht die Garantien für Langzeitarchivierung, für die das Format bestimmt ist.

Wie können Dateien im Format PDF/A-2 validiert werden?

Die bekanntesten PDF-Validatoren sind:

Wie werden PDF-Dateien mit digitaler Signatur aufbewahrt?

Die Gültigkeit digitaler Signaturen ist zeitlich begrenzt und oft kürzer als die Aufbewahrungsdauer der Dokumente. Zudem erfordert die Langzeitarchivierung von Dokumenten meist das Anlegen von Kopien in anderen, neuen oder langlebigeren Dateiformaten, aber eine digitale Signatur kann per Definition niemals in eine andere Datei übertragen werden, die nicht eine identische Kopie ist.
 
Dieses Problem kann am effizientesten dadurch gelöst werden, digitale Signaturen vor dem Verstreichen ihrer Gültigkeit zu validieren und das Ergebnis (gültig/ungültig) sowie das Datum der Überprüfung als Metadaten zu speichern.
 
Metadaten bieten nicht dieselben Garantien wie eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (siehe Kastentext weiter unten), was für belgische föderale Archive aber kein Problem darstellt:
  • Für Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch läuft, schreibt das Wirtschaftsgesetzbuch vor, dass  sie von einem qualifizierten Dienst für elektronische Archivierung aufbewahrt werden müssen (wenngleich die Verpflichtung noch nicht in Kraft ist), der Verfahren und Technologien verwendet, die es ermöglichen, die Vertrauenswürdigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur über den Zeitraum ihrer technologischen Geltung hinaus zu verlängern (siehe Punkt a von Art. XII.N1 Anlage I des Wirtschaftsgesetzbuch, der auf Artikel 34 der eIDAS-Verordung verweist).
  • Für Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist verstrichen ist und die nur für historische Forschungszwecke aufbewahrt werden, garantiert das Staatsarchiv die Vertrauenswürdigkeit der Metadaten und muss die Vertrauenswürdigkeit gleichwertig zu der von Dateien ohne Signatur oder von Papierarchiven sein.

3 Arten von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen können unterschiedlicher Art sein.

  • Eine simple elektronische Signatur bezeichnet jede Methode, die der Unterzeichner benutzt, um ein elektronisches Dokument zu unterzeichnen, und kann verschiedene Formen annehmen: ein Kästchen ankreuzen, etwas mit dem Mauszeiger kritzeln, eine Unterschrift auf Papier einscannen und in ein Dokument einfügen…
  • Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglicht es, den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren und garantiert, dass das Dokument seit seiner Unterzeichnung nicht geändert wurde.
  • Eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die selben Anforderungen; sie wurde zudem von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit generiert und beruht auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen.

Diesen elektronischen Signaturen darf nicht die Gültigkeit abgesprochen werden nur weil sie elektronisch sind, aber auschließlich eine qualifizierte elektronische Signatur ist mit einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichwertig.

Siehe diese Seite (FR) des FÖD Wirtschaft für weitere Informationen über die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen.

Müssen Verschlüsselungen von PDF-Dateien vor der Überführung an das Staatsarchiv aufgehoben werden?

JA.

Verschiedene Verarbeitungsvorgänge an PDF-Dokumenten können auf die Personen beschränkt werden, die über ein Passwort verfügen oder sich als bevollmächtigte Personen identifizieren können: Datei öffnen, drucken, bearbeiten, Inhalte kopieren, Seiten hinzufügen oder entfernen, unterschreiben, Felder einfügen,…

Das Staatsarchiv muss allerdings Zugang zu allen Aspekten der Dokumente haben, um sie ordnungsgemäß und langfristig verwalten zu können ohne Unterstützung vom Personal des Archivbildners und ohne Passwörter, die möglicherweise bereits lange verloren gegangen sind.

Dateien, die zur Langzeitarchivierung bestimmt sind, werden übrigens vorzugsweise im Format PDF/A(-2) gespeichert, das ohnehin keine Verschlüsselung erlaubt.

Fragen oder Anmerkungen?

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