Informationen werden zunehmend in Datenbanken anstelle von Dokumenten festgehalten. Aber auch für diese Informationen gilt das Archivgesetz. Wie müssen Daten(banken) also archiviert werden?
- Was ist eine Datenbank?
- Aus welchen Komponenten beziehungsweise Schichten besteht eine Datenbank?
- Müssen Datenbanken aufbewahrt werden (Was ist der gesetzliche Rahmen)?
- Wie wird der Inhalt einer Datenbank ausgesondert?
- Wie mit noch benutzten Datenbanken umgehen?
- Fragen oder Anmerkungen?
Was ist eine Datenbank?
Eine Datenbank besteht aus einer Sammlung von Daten, die so strukturiert und organisiert sind, dass sie auf schlüssige Weise benutzt werden können. Je nach Art und Weise, wie die Daten strukturiert sind, wird hauptsächlich zwischen 4 Datenbankmodellen unterschieden: hierarchisch, netzwerkartig, objektorientiert und relational.
Aus welchen Komponenten beziehungsweise Schichten besteht eine Datenbank?
- Datenbestand
- Struktur und Verknüpfungen zwischen Daten
- Datenbankmanagementsystem (DBMS): Die Software zur Erschließung, Überwachung und Verwaltung der Daten.
Welche Komponenten müssen archiviert werden?
- Entweder 1 + 2: Falls 3 der Besitzer (engl. „owner“) ist;
- oder 1 + 2 + 3: Falls 3 nicht der Besitzer ist (open data).
Müssen Datenbanken aufbewahrt werden (Was ist der gesetzliche Rahmen)?
JA: Datenbanken sind prozessgebundene Informationen und das Ergebnis der Ausübung von Funktionen oder der Durchführung von Handlungen von öffentlichen Diensten und sind als solche als Archive anzusehen. Die zuständige Behörde ist für die kurz- und mittelfristige Aufbewahrung verantwortlich und darüber rechenschaftspflichtig. Das Staatsarchiv muss seinerseits den unter seiner Aufsicht stehenden Behörden mitteilen, welche Daten aus der Datenbank für kulturerbliche Zwecke archiviert werden müssen (siehe Aussonderungsliste oder nachstehende Anweisungen.
Wie wird der Inhalt einer Datenbank ausgesondert?
Der Inhalt einer Datenbank wird selten integral aufbewahrt. Die zu archivierenden Daten müssen also zunächst ausgesondert werden. Dafür muss geprüft werden, ob für Ihre Behörde eine Aussonderungsliste besteht und ob diese Anweisungen für die Bewertung ihrer Datenbank(en) enthält. Falls in der Aussonderungsliste „aufbewahren“ als Bewertungsregel für die Datenbank(en) angegeben ist, kontaktieren Sie das Staatsarchiv für ein auf Ihre spezifische(n) Datenbank(en) zugeschnittenes Gutachten.
Wie mit noch benutzten Datenbanken umgehen?
In Erwartung der Überführung von inaktiven Daten einer noch benutzten Datenbank an das Staatsarchiv werden diese in einer Archivdatenbank gespeichert. Durch das Auslagern der unbenutzten Daten wird die Arbeitsweise und Leistung der Produktivdatenbank gesteigert. Inaktive Datensätze werden regelmäßig oder punktuell auf sichere Weise entfernt oder exportiert, wobei sichergestellt wird, dass die Bedeutung der Daten erhalten bleibt und dass alle Elemente übernommen werden, die die Nutzbarkeit der Daten gewährleisten. Die Extraktion von Daten darf die Kohärenz einer Produktivdatenbank nicht gefährden.
