Die Initiative für die Überführung wird im Prinzip immer von der überführenden Behörde ergriffen.

Gründe für eine Überführung können sein:

• Eine Schriftgutbewertung wurde vorgenommen, die vorzugsweise in regelmäßigen Abständen geschieht à Schritt 2 kann in diesem Fall übersprungen werden.
• Die Magazinkapazität ist allmählich erschöpft
• Ein Umzug steht bevor
• Der betroffene Dienst wurde abgeschafft oder mit einem anderen zusammengelegt
• Die letzte Überführung von Archivalien fand vor über zehn Jahren statt
• Die Überführung wurde in einem Mehrjahresplan mit dem Staatsarchiv vereinbart

Überführungen von Archivalien müssen mindestens drei Monate vor dem geplanten Datum mitgeteilt werden.

Hierfür die zuständige Dienststelle des Staatsarchivs kontaktieren:

• Die Zentraldienste der föderalen Behörden wenden sich an das Generalstaatsarchiv
• Die Außendienste der föderalen Behörden, lokale Einrichtungen, Gerichtshöfe und Gerichte wenden sich an das Staatsarchiv in der Provinz, in der sie ihren Sitz haben (oder hatten).

Bei der ersten Kontaktaufnahme kann um zusätzliche Erläuterungen und Unterstützung bei den verschiedenen Etappen der Überführung gebeten werden.

Es ist nicht sinnvoll, Archivalien zu überführen, die vernichtet werden sollen. Deshalb muss vorab eine Bewertung stattfinden. Dies geschieht vorzugsweise anhand einer Aussonderungsliste, auch Schriftgutbewertungsverzeichnis genannt (zur Suchmaschine). Falls für die Behörde keine Aussonderungsliste besteht, kann das Staatsarchiv damit beauftragt werden, die jeweilige Endbestimmung der verschiedenen Aktenreihen im Einzelfall festzulegen.

• Bei Aktenreihen mit der Endbestimmung „bewerten und überführen“ muss das kassable Schriftgut entsprechend den in der Aussonderungsliste festgelegten Kriterien aus den zu überführenden Unterlagen ausgesondert werden.
• Für das kassable Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, muss eine Genehmigung zur Vernichtung von Archivalien, in der die Kassanda aufgelistet sind, mindestens 30 Tage (falls auf Grundlage einer Aussonderungsliste) oder 60 Tage (ohne Aussonderungsliste) vor der geplanten Vernichtung beim Staatsarchiv beantragt werden.
• Das Schriftgut muss so vernichtet werden, dass eine Wiederherstellung der Informationen nicht möglich ist (Weitere Informationen).

Die Bewertung bildet die Grundlage für das Abgabeverzeichnis (Vorlage: Excel - Word). Dieses Verzeichnis enthält die Beschreibung und Datierung der zu überführenden Bestände, die durchnummeriert sind.

• Häufig wiederkehrende Beschreibungen sind Protokolle und zugehörige Unterlagen über…, Berichte über…, Register über…, Listen über…, Karteikartensystem über…, Akten über…, Unterlagen über… oder Pläne über…, jeweils gefolgt von der eigentlichen Inhaltsbeschreibung, die die Tätigkeiten und/oder das Thema wiedergeben. Bei allgemeinen oder zentral verwalteten Aktenreihen reicht die redaktionelle Form aus, wenn keine anderen gleichartigen Aktenreihen vorhanden sind, beispielsweise Jahresberichte, Schriftverkehr, Dienstmitteilungen, Haushaltspläne, Geschäftsbücher, Rechnungen, Jahresbilanzen etc.
• Falls eine Aussonderungsliste für die Behörde vorhanden ist, wird als Beschreibung die darin enthaltene Bezeichnung der Aktenreihe übernommen.
• Falls die Unterlagen bereits in Sachregistern, Karteikartensystemen, Datenbanken oder Inventaren verzeichnet sind, müssen sie nicht erneut im Detail im Abgabeverzeichnis beschrieben werden, sondern diese Findmittel müssen zusammen mit den Archivalien an das Staatsarchiv überführt werden.
• Die Archivalieneinheiten werden so genau wie möglich anhand der jüngsten und ältesten Unterlagen datiert. In Absprache mit dem Staatsarchiv wird festgelegt, wie detailliert die Archivalieneinheiten datiert werden müssen: In bestimmten Fällen reicht die Angabe von Jahreszahlen, in anderen müssen die genauen Daten vermerkt werden, zum Beispiel:
  • 32. Sitzungsprotokolle des Direktionsrats, 1994-1997.
  • 217. Chronologisches Verzeichnis der von Bürgern eingereichten Anträge auf Schadenersatz, 02/03/1989-30/06/1991.
• Bevor die Details ausgearbeitet werden können, muss die Grundstruktur der Abgabeliste gebilligt worden sein.

Archive müssen in gut erhaltenem, geordnetem und zugänglichem Zustand überführt werden. Meist müssen noch weitere Schritte unternommen werden, um dies zu gewährleisten.

3.1 (Neu)Ordnen und (Um)Benennen

Alle Akten müssen richtig geordnet und eindeutig beschrieben sein (eine verständliche und aussagekräftige Bezeichnung haben). Es ist dabei jedoch nicht die Absicht, eine neue Ordnung einzuführen. Hierfür ist die Genehmigung des Staatsarchivs erforderlich.

Für weitere Informationen zu diesem Schritt siehe die Seite über Ordnung und Benennung.

3.2 Ausdünnen (Bereinigen) und Verpacken

Falls noch nicht geschehen, müssen die zu überführenden Archivalien ausgedünnt werden: leere Seiten, Blankoformulare und Zweitausfertigungen sowie Materialien, die langfristig zu Schäden am Papier führen können, wie Heft- und Büroklammern, müssen entfernt werden. Hierfür ist keine Genehmigung des Staatsarchivs notwendig.

Die ausgedünnten Akten werden anschließend in säurefreie Mappen und Kartons verpackt (Informationen zur Bestellung von Verpackungsmaterial via das Staatsarchiv).

Mit einem Bleistift auf den Mappen (in der unteren rechten Ecke) jeweils die in der Abgabeliste vermerkte Folgenummer der Aktenreihe notieren und auf die Vorderseite des Kartons (etwa 1 Zentimeter unter der Öffnung) die Abkürzung des Dienstes, die Folgenummer des Kartons und jeweils die erste und letzte Folgenummer gemäß Abgabeliste des darin aufbewahrten Inhalts notieren.

3.3 Behandlung von beschädigten Archivalien

Im schlechtesten Fall weisen die Archivalien materielle Schäden auf und können nicht an das Staatsarchiv überführt werden, da sie dort ein Risiko für andere Archivalien darstellen würden.

Von Feuchtigkeit, Schimmel oder Insekten (möglicherweise noch im Archivgut verborgen) befallene Archivalien müssen behandelt werden, bevor die nächsten Schritte unternommen werden können. Siehe die Seite Bedrohte Archivalien zur Identifizierung eventueller Probleme.

Im Zweifelsfall kann ein Staatsarchivar das Archivgut begutachten und Behandlungsempfehlungen aussprechen.

Desinfektion, Reinigung und Restaurierung von Archivgut geschieht auf Kosten der überführenden Behörde. Vorsicht ist also besser als Nachsicht.

Nachdem die Archivalien geordnet, verpackt und verzeichnet sind, wird der Umfang der zu überführenden Archivalien (die Anzahl Archivalieneinheiten und der Umfang in laufenden Metern) auf der Abgabeliste vermerkt.

Die Abgabeliste muss mindestens ein Monat vor der geplanten Überführung der zuständigen Kontaktperson beim Staatsarchiv zugesendet werden. Das Staatsarchiv wird gegebenenfalls noch um Anpassungen bitten.

Bevor die eigentliche Überführung der Archivalien stattfinden kann, müssen beide Parteien (der Archivbildner und das Staatsarchiv) ihre Zustimmung zur endgültigen Abgabeliste geben.

Anschließend muss die Abgabebescheinigung (Vorlage) vom leitenden Beamten der überführenden Behörde ausgefüllt und unterzeichnet werden (in digitalem Format oder in zweifacher Ausfertigung auf Papier).

Wenn alle Formalitäten abgeschlossen sind, kann mit dem Staatsarchiv ein oder mehrere Termin(e) für die Überführung der Archivalien vereinbart werden.

Das Staatsarchiv kontaktieren, in das die Archivalien überführt werden, um Daten und Zeitpunkte für die Überführung festzulegen.

In Abhängigkeit vom Umfang des zu überführenden Archivguts, der Zeit, die für die Überführung erforderlich ist, und der verfügbaren finanziellen, personellen und logistischen Mittel, können Transporte folgendermaßen organisiert werden:

• mit eigenen Mitteln
• mithilfe einer Transportfirma
• mit einem Lastwagen, einem Fahrer und einer Begleitperson des Staatsarchivs (siehe unsere Tarife)

Siehe Schritte 6 bis 8 im Ablaufplan auf der Seite Umzug von Archivalien für praktische Umzugsanweisungen.

Beim Transport der Archivalien werden auch zwei Ausfertigungen der Abgabebescheinigung übermittelt (oder ein Depositalvertrag).

Bei Eingang der Archivalien prüfen Mitarbeiter des Staatsarchivs sorgfältig, ob die Überlieferung vollständig, in gutem Erhaltungszustand, zugänglich und geordnet abgegeben wurde. Eventuell fehlende, nicht ordnungsgemäß eingepackte oder beschädigte Kartons und Verpackungen werden gemeldet.

Falls keine weiteren Schritte erforderlich sind, wird die unterzeichnete Abgabebescheinigung als definitive Empfangsbestätigung zugestellt.

• Eine Schriftgutbewertung wurde vorgenommen, die vorzugsweise in regelmäßigen Abständen geschieht à Schritt 2 kann in diesem Fall übersprungen werden.
• Die Serverkapazität ist erschöpft und eine Erweiterung nicht möglich/erwünscht
• Der betroffene Dienst wurde abgeschafft oder mit einem anderen zusammengelegt
• Die letzte Überführung ist bereits einige Zeit her
• Die Überführung wurde in einem Mehrjahresplan mit dem Staatsarchiv vereinbart.

• Die Zentraldienste der föderalen Behörden wenden sich an das Generalstaatsarchiv
• Die Außendienste der föderalen Behörden, lokale Einrichtungen, Gerichtshöfe und Gerichte wenden sich an das Staatsarchiv in der Provinz, in der sie ihren Sitz haben (oder hatten).

Es ist nicht sinnvoll, Archivalien zu überführen, die vernichtet werden sollen. Deshalb muss vorab eine Bewertung stattfinden. Dies geschieht vorzugsweise anhand einer Aussonderungsliste, auch Schriftgutbewertungsverzeichnis genannt (zur Suchmaschine). Falls für die Behörde keine Aussonderungsliste besteht, kann das Staatsarchiv damit beauftragt werden, die jeweilige Endbestimmung der verschiedenen Aktenreihen im Einzelfall festzulegen.

• Werden zum ersten Mal digitale Archivalien überführt, oder handelt es sich um Datenbanken, Websites oder ungebräuchliche Arten von Informationen, werden diese gemeinsam mit der abgebenden Behörde begutachtet und bewertet.
• Bei Aktenreihen mit der Endbestimmung „bewerten und überführen“ muss das kassable Schriftgut entsprechend den in der Aussonderungsliste festgelegten Kriterien aus den zu überführenden Unterlagen ausgesondert werden.
• Für das kassable Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, muss eine Genehmigung zur Vernichtung von Archivalien, in der die Kassanda aufgelistet sind, mindestens 30 Tage (falls auf Grundlage einer Aussonderungsliste) oder 60 Tage (ohne Aussonderungsliste) vor der geplanten Vernichtung beim Staatsarchiv beantragt werden.
• Das Schriftgut muss so vernichtet werden, dass eine Wiederherstellung der Informationen nicht möglich ist (Weitere Informationen).

Die Bewertung bildet die Grundlage für das Abgabeverzeichnis (Vorlage). Dieses Verzeichnis enthält die Beschreibung und Datierung der zu überführenden Bestände, die durchnummeriert sind.

• Falls die Daten oder Unterlagen bereits verzeichnet sind, beispielsweise in einer Datenbank oder Kalkulationstabelle, müssen sie nicht erneut im Detail im Abgabeverzeichnis beschrieben werden, sondern diese Findmittel müssen zusammen mit den Archivalien an das Staatsarchiv überführt werden.
• Die Archivalieneinheiten werden so genau wie möglich anhand der jüngsten und ältesten Datei oder Unterlage datiert. In Absprache mit dem Staatsarchiv wird festgelegt, wie detailliert die Archivalieneinheiten datiert werden müssen: In bestimmten Fällen reicht die Angabe von Jahreszahlen, in anderen müssen die genauen Daten vermerkt werden, zum Beispiel:
  • 217. Chronologisches Verzeichnis der von Bürgern eingereichten Anträge auf Schadenersatz, 02/03/1989-30/06/1991.
  • 32. Sitzungsprotokolle des Direktionsrats, 1994-1997.

Bevor die Details ausgearbeitet werden können, muss die Grundstruktur der Abgabeliste gebilligt worden sein.

Archive müssen in gut erhaltenem, geordnetem und zugänglichem Zustand überführt werden. Meist müssen noch weitere Schritte unternommen werden, um dies zu gewährleisten.

3.1 (Neu)Ordnen und (Um)Benennen

Sicherstellen, dass sich alle (Unter-)Ordner und Dateien an der richtigen Stelle in der Verzeichnisstruktur befinden, ohne diese grundlegend zu ändern. Die Verzeichnisstruktur spiegelt normalerweise die Arbeitsweise der Behörde wider und darf nicht geändert werden.

Um viele Ordner oder Dateien gleichzeitig umzubenennen, verwendet man vorzugsweise eine entsprechende Software (bulk rename tool) oder die Befehlszeilenschnittstelle des Betriebssystems.

Für weitere Informationen zu diesem Schritt siehe die Seite über Ordnung und Benennung.

3.2 Ausdünnen bzw. Bereinigen

Archive sollten regelmäßig ausgedünnt bzw. bereinigt werden, und auf jeden Fall bevor sie an das Staatsarchiv überführt werden.

Manuell oder mit entsprechender Software werden leere Ordner, leere Dokumente, Duplikate (Dateiversionen an anderen Speicherorten als dort, wo sie eigentlich hingehören), vorläufige Dokumentversionen und Dokumente, die nicht unbedingt in einem Ordner vorhanden sein müssen, gelöscht.

Um die Zugänglichkeit und zukünftige Verwaltung der Dateien zu gewährleisten, muss falls vorhanden der Passwortschutz aufgehoben werden. In allen Arbeitsvorgängen sollte Passwortschutz möglichst vermieden werden und der Zugang zu Dokumenten über Zugriffsrechte für Ordner und Systeme geregelt werden. (PDF/A-Dateien und PDF-Dateien mit gültiger Unterschrift können nicht passwortgeschützt werden.

Bei digitalen Archivalien bedeutet „in gut erhaltenem Zustand“ auch, dass Lesbarkeit, Integrität und Authentizität der überführten Bestände gewährleistet werden. Dies bedeutet konkret:

• Das Staatsarchiv nimmt keine Dateien an, die nur mit viel Aufwand oder vielen Kosten verbunden lesbar sind (.doc-Dateien fallen beispielsweise noch nicht unter diese Umschreibung). Siehe ‘Verweigert das Staatsarchiv nicht in der Dateiformatetabelle aufgeführte Formate?’ auf der Seite über Langlebige Dateiformate.
• Die MD5-Prüfsumme muss vor dem Datentransfer bereits berechnet worden sein.
• In den Dateien enthalten oder zusammen mit ihnen müssen die erforderlichen Metadaten überführt werden, die den Kontext, in dem die Dateien in ihrer semi-dynamischen Phase angelegt und geändert wurden, dokumentieren – einschließlich der Daten für oder über die Gültigkeitsprüfung eventueller elektronischer Unterschriften gemäß der hierfür festgelegten Strategie.

Der zuständige Staatsarchivar kann bei der Vorbereitung der Archivalien zwecks Überführung Hilfestellung leisten.

Durch Bewertung (Schritt 2), Neuordnung, Umbenennung, und Ausdünnung/Bereinigung wird die Bildung eines logisch zusammenhängenden und kohärenten Archivbestandes mit einer klaren Struktur und ohne überflüssige Dateien gewährleistet.

Nun kann der Umfang der zu überführenden Archivalien (die Anzahl Archivalieneinheiten und das Datenvolumen in Megabyte und/oder die Anzahl Dateien) in die Abgabeliste eingetragen werden.

Die Abgabeliste muss mindestens ein Monat vor der geplanten Überführung der zuständigen Kontaktperson beim Staatsarchiv zugesendet werden. Das Staatsarchiv wird gegebenenfalls noch um Anpassungen bitten.

Bevor die eigentliche Überführung der Archivalien stattfinden kann, müssen beide Parteien (der Archivbildner und das Staatsarchiv) ihre Zustimmung zur endgültigen Abgabeliste geben.

Anschließend muss die Abgabebescheinigung (Vorlage) vom leitenden Beamten der überführenden Behörde ausgefüllt und unterzeichnet werden (in digitalem Format oder in zweifacher Ausfertigung auf Papier).

Wenn alle Formalitäten abgeschlossen sind, kann mit dem Staatsarchiv ein oder mehrere Termin(e) für die Überführung der Archivalien vereinbart werden.

Für die materielle Überführung (Datentransfer) ist der Dienst Digitale Archivierung zuständig. Dieser Dienst vergibt einen WinSCP-Login an die abgebende Behörde für den Zugang zum Ingest-Server des Staatsarchivs.

WinSCP ist eine simple Software zum Kopieren von Dateien mittels SFTP-Protokoll.

Das Programm kann kostenlos auf dieser Website heruntergeladen werden.

1. WinSCP öffnen und mit dem vom Staatsarchiv erhaltenen Login anmelden. Als Hostname edepotsftp1.arch.be eingeben:

2. In der linken Fensterseite das (Netz-)Laufwerk auswählen, auf dem sich die zu übertragenden Dateien befinden (entsprechend der genehmigten Abgabeliste).

3. Den Ordner auswählen, in dem sich der/die Unterordner mit den betreffenden Dateien befindet/befinden. Sicherstellen, dass die korrekten Dateiversionen vorhanden sind.

4. Den oder die Ordner in die rechte Fensterhälfte ziehen (in den Ordner „delivery“). Die Dateien werden nun kopiert. Je nach Datenvolumen kann dieser Vorgang mehrere Stunden dauern. Den Computer während der Datenübertragung nicht ausschalten oder neustarten.

5. Am Ende des Vorgangs überprüfen, ob alle Ordner und Dateien in den Ordner „delivery“ kopiert wurden. Falls irrtümlicherweise ein falscher Ordner kopiert wurde, kann dieser gelöscht werden.

6. Danach kann WinSCP geschlossen werden. (Bei der Frage, ob die Sitzung beendet werden soll, auf „OK“ klicken.)

Nachdem der Datentransfer abgeschlossen ist, oder falls Probleme auftreten, das Staatsarchiv per E-Mail an etransfer@arch.be benachrichtigen.

Die Ursprungsdateien noch nicht löschen.

Das Staatsarchiv überprüft, ob alle Dateien übertragen wurden und frei von Viren sind.

Falls keine weiteren Schritte erforderlich sind, wird die unterzeichnete Abgabebescheinigung als definitive Empfangsbestätigung ausgehändigt.

Nach Empfang der Abgabebescheinigung werden alle Quelldateien und/oder Quelldatenträger vernichtet.

Weitere Informationen über die Vernichtung digitaler Daten sind zu finden auf der Seite Informationen vernichten.

Wie weiter unten[#61] erklärt, ist es nicht ratsam, Daten nach der Überführung an das Staatsarchiv weiterhin aufzubewahren.

Überführung von Fotomaterial und audiovisuellen Archivalien auf Wechseldatenträgern

Für die Überführung von Fotomaterial und audiovisuellen Archivalien auf Wechseldatenträgern gibt es keine Standardprozedur, aber folgende Richtlinien gilt es zu befolgen:

• Wenn Fotomaterial und audiovisuelle Archivalien auf Wechseldatenträgern abgegeben werden sollen, muss das Staatsarchiv darüber informiert werden, damit es den historischer Wert ermitteln und den Zustand der Datenträger prüfen kann, und entscheiden kann, welche Archivalien auf welche Weise überführt werden.
• Alle zu überführenden Archivalieneinheiten in der Abgabeliste vermerken.
• Niemals CD(-ROM)s, DVDs, USB-Sticks oder andere Wechseldatenträger in Archivkartons verpacken.
• Die Abgabe solcher Datenträger muss auf sichere Weise durchgeführt werden (und in genauer Absprache mit dem zuständigen Archivar).