Lokale Behörden sind nah am Bürger. Ihre Archive bilden daher einen wesentlichen Teil der kollektiven Erinnerung der Gesellschaft, die es zu schützen gilt.
- Müssen die lokalen Behörden ihre Archive an das Staatsarchiv überführen?
- Um welche Behörden handelt es sich?
- Welche Vorschriften gelten?
- Fragen oder Anmerkungen?
Müssen die lokalen Behörden ihre Archive an das Staatsarchiv überführen?
Die meisten lokalen Behörden können wählen, ob sie ihr statisches Archiv selbst aufbewahren oder an das Staatsarchiv überführen. Das Staatsarchiv steht ihnen bei beiden Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Seite.
Um Archive lokaler Behörden vernichten zu dürfen ist immer die Genehmigung des Staatsarchivs erforderlich (außer in Flandern für Aktenreihen, für die eine durch die Bewertungskommission Gemeinden gebilligte und veröffentlichte Bewertungsregel besteht).
Um welche Behörden handelt es sich?
- Gemeinden
- Distrikte
- Interkommunale Zusammenarbeit (Interkommunale)
- Öffentliche Sozialhilfezentren (ÖSHZ)
- Polizeizonen
- Hilfeleistungszone (Feuerwehr)
- Be- und Entwässerungsgenossenschaften (ndl. watering/polder)
- Verwaltungen anerkannter Kirchen- und Glaubensgemeinschaften der anerkannten Kulte
Welche Vorschriften gelten?
In Flandern
Die Archive der flämischen Gemeinden und anderer lokaler Behörden unterliegen sowohl dem föderalen Archivgesetz als auch dem flämischen Verwaltungsdekret.
Der Verfassungsgerichtshof und der Staatsrat haben in verschiedenen Entscheiden für mehr Klarheit über die Verteilung der Zuständigkeiten gesorgt. Ohne juristisches Hintergrundwissen sind diese Entscheide allerdings schwer zu lesen. Das Staatsarchiv und der Koordinierende Archivdienst der Flämischen Behörde haben deshalb gemeinsam eine Übersichtstabelle ausgearbeitet, in der für jede Befugnisebene und für jeden Aspekt der Archivverwaltung aufgeführt ist, ob die föderalen oder regionalen Vorschriften gelten.
Seit 2021 arbeiten Staatsarchiv und Flämische Behörde in der Bewertungskommission Gemeinden zusammen an einer integrierten Bewertungspolitik für die Archive der lokalen Behörden:
- Die Gemeinden können der Bewertungskommission Bewertungsregeln vorschlagen. Wenn die Unterlagen einer Gemeinde in einer gebilligten (und veröffentlichten) Serie des Serienregisters aufgeführt sind, muss für die Vernichtung dieser Archivalien keine Genehmigung mehr beim Staatsarchiv beantragt werden. (Siehe auch die Seite Informationen vernichten auf der Website der Flämischen Behörde.)
- Bis zum 1. Januar 2024 gilt eine Übergangsregelung. Gemeinden können bis dahin die vom Staatsarchiv gebilligte VVBAD-Aussonderungsliste für flämische Gemeindearchive verwenden. Falls eine Behörde jedoch auf der Grundlage dieser Aussonderungsliste einzelne Archivdokumente vernichten möchte, muss sie hierfür wohl eine Genehmigung zur Vernichtung von Archivgut beim zuständigen Staatsarchivdienst (Kontaktinformationen) beantragen. In Zukunft wird dies nur noch in Ausnahmefällen möglich sein.
In Wallonien
Die Archive der wallonischen Gemeinden und anderer lokaler Behörden unterliegen dem föderalen Archivgesetz.
Folgendes kann zu Rate gezogen werden:
- Die Broschüre Les archives communales en Wallonie. Conseils et recommandations für Informationen über alle Aspekte der Verwaltung von (analogen und digitalen) Archiven: Von der Aufbewahrung der Bewertung bis zur Überführung an das Staatsarchiv oder Vernichtung.
- Die Aussonderungsliste Archives produites par les communes wallonnes (für Gemeinden) oder die Aussonderungsliste Archives produites par les Centres publics d’Action sociale en Région wallonne (für ÖSHZ), wozu auch Informationen in der obengenannten Broschüre zu finden sind.
- Die Hilfe eines Staatsarchivars im Rahmen des Projekts Lokale Archive in Wallonien.
Die lokalen Behörden senden ihren Antrag zur Vernichtung von Archivalien an das Staatsarchiv in der Provinz, in der sie ansässig sind (Kontaktinformationen).
In Brüssel
Die Archive der Brüsseler Gemeinden und anderer lokaler Behörden unterliegen dem föderalen Archivgesetz.
Die vom Staatsarchiv gebilligten Aussonderungslisten der Stadt Brüssel können auf der Website der Stadt eingesehen werden. Diese Aussonderungslisten können auch für die anderen Brüsseler Gemeinden verwendet werden.
Genehmigungen zur Vernichtung von Archivalien werden beim Staatsarchiv Brüssel beantragt.
