Auch die Behörden der neusten Zeit sind in unterschiedliche Verwaltungsebenen gegliedert: lokale, provinziale und föderale Behörden, die im Zuge der aufeinanderfolgenden Staatsreformen durch eine steigende Anzahl Einrichtungen mit regionalen und gemeinschaftlichen Befugnissen ergänzt wurden.
Lokale Archive
Nach der Französischen Revolution verloren die Gemeinden zwar ihre richterliche Gewalt und ihre Funktion als Registratur, aber durch den steigenden Einfluss der öffentlichen Behörden auf das wirtschaftliche und soziale Leben wurden den Gemeinden neue Befugnisse zugewiesen: Wahrung der öffentlichen Ordnung, Sicherheit, Personenstand und Verwaltung der Bevölkerung, öffentliche Arbeiten, Verkehr, Unterrichtswesen, usw.
Zahlreiche Gemeinden haben heute ihre Archive aus dem 19. und 20. Jahrhundert an das Staatsarchiv abgegeben.
Regionale Archive
Die Archive der regionalen Behörden der Neusten Zeit (ab 1795) bestehen vor allem aus Schriftgut der Provinzverwaltungen und deren Vorgänger, den „Départments“ aus der französischen Zeit. Auch die Archivalien anderer Dienste gehört dazu: die Außendienste der nationalen oder föderalen Verwaltungen und der flämischen Behörden, das heißt Gerichte, Hypothekenämter, Registrierungs- und Domänenämter, Ämter für direkte Steuern, usw.
Das Staatsarchiv bewahrt zudem die öffentlich-rechtlichen Archive der Region Brüssel-Hauptstadt, der Französischen Gemeinschaft und der Deutschsprachigen Gemeinschaft.
Flämisches Archivdekret
Das flämische Archivdekret gilt für mehr als 3400 Verwahrer. Als Verwahrer wird jede Einrichtung angesehen, die verwaltungstechnisch für die Archivalien verantwortlich ist. Dabei handelt es sich konkret um die flämischen Behörden, die lokalen Behörden und die Einrichtungen für interkommunale Zusammenarbeit.
Am 3. Mai 2012 hat der Verfassungsgerichtshof einen Entscheid bezüglich der Nichtigkeitsklage gegen das Flämische Archivdekret vom 9. Juli 2010 über die verwaltungsmäßig-administrative Archivorganisation erlassen. Dieser Entscheid kann auf der Website des Verfassungsgerichtshofs (Entscheid Nummer 57/2012, Geschäftsverzeichnisnummer 5093 und 5094) eingesehen werden.
Der Gerichtshof hat die Definition von Archivdokumenten und einen Teil des Anwendungsbereichs des Dekrets annulliert, dessen Bestimmungen sich auf folgende Aspekte beziehen:
- Das statische Archivgut der Gemeinden, Provinzen, ÖSHZ, Be- und Entwässerungsgenossenschaften und anerkannten Kulte
- Das semi-statische Archivgut, das folgendes betrifft: Personenstandregister, Polizei, Feuerwehr, Pensionsregelung, die Ausführung der föderalen gesetzlichen Vorschriften und die von der Föderalregierung übertragenen Aufgaben
Archivdekret der Wallonischen Region
Das Archivdekret der Wallonischen Region findet ausschließlich auf die Behörden der Exekutivgewalt der Wallonischen Region Anwendung (also nicht auf das Wallonische Parlament und die Institutionen der Französischen Gemeinschaft).
Nationales/föderales Archivgut
Das Generalstaatsarchiv in Brüssel bewahrt die Archivalien der nationalen/föderalen Behörden auf, zu denen beispielsweise die ehemaligen Ministerien, die heute Föderale Öffentliche Dienste (FÖD) und Öffentliche Programmierungsdienste (ÖPD) heißen, sowie die föderalen wissenschaftlichen Einrichtungen und die föderalen kulturellen Einrichtungen zählen.
Notariatsarchive
Auch Notare müssen ihre Urschriften und Repertorien, die älter als 75 Jahre sind, an das Staatsarchiv abgeben (Gesetz vom 25. Ventôse Jahr XI (16. März 1803) über das Notariat, abgeändert durch das Gesetz vom 4. Mai 1999).
