De nombreuses organisations envisagent ou font le pas vers SharePoint, mais pour une intégration réussie de l’application dans vos procédures de travail, il est important de débuter avec des attentes légitimes et une approche adaptée à la plateforme.
- Qu’est-ce que SharePoint (n’est pas) ?
- Quelle est donc la plus-value de SharePoint ?
- Comment Teams et SharePoint sont connectés ?
- À faire pour les administrateurs SharePoint
- À éviter pour les administrateurs et les utilisateurs SharePoint
- De qui avez-vous besoin pour une implémentation réussie de SharePoint ?
- SharePoint peut-il être utilisé pour l’archivage intermédiaire (stockage sécurisé jusqu'à la fin du délai de conservation) ?
- La terminologie de base de SharePoint
- Question ou remarque ?
Qu’est-ce que SharePoint (n’est pas) ?
(*)
Différents processus peuvent bien être automatisés par SharePoint en l’utilisant en combinaison avec Microsoft Power Automate. Ces possibilités sont à discuter avec votre service ICT.
SharePoint est une plateforme collaborative, dans laquelle les documents peuvent être partagés, modifiés et enrichis par des métadonnées. Afin de parvenir à un système clair, les conventions sur l’organisation des « sites » et des « bibliothèques de documents » restent bien entendu cruciales. Les documents ne sont pas organisés* par le système lui-même. De ce point de vue, SharePoint n’est pas davantage un système de gestion électronique des documents au sens strict que ne le sont Window’s File Explorer ou Finder de macOS.
SharePoint n’est pas non plus conçu comme une application de records management ou comme un logiciel d’archivage. Il est orienté sur l’édition et le partage de documents et contient peu d’outils pour garantir leur lisibilité, intégrité et authenticité à long terme.
Ce n’est qu’avec les bons paramètres, règles et les bonnes mesures supplémentaires que SharePoint peut être utilisé comme système de gestion des documents ou pour le stockage intermédiaire de certains fichiers (voir ci-dessous).
La plateforme ne répond pas, en soi, aux exigences des services qualifiés d’archivage électronique.
SharePoint n’est, en d’autres mots, pas une solution complète pour votre gestion documentaire, mais peut toutefois contribuer à une prestation efficiente en combinaison avec d’autres outils.
Quelle est donc la plus-value de SharePoint ?
- Partage de documents sans efforts avec votre équipe ou d’autres usagers.
- Collaboration efficace sur les documents, de préférence à tour de rôle. (Vous pouvez également travailler simultanément sur des documents, mais cela peut facilement entraîner des conflits de version. Il vaut mieux désactiver cette option : voir ci-dessous).
- Sites avec une structure, des fonctionnalités, dont l’aspect et la convivialité sont entièrement modulables aux besoins des organisations, équipes et utilisateurs individuels.
- La conservation automatique de l’historique des versions de chaque document, ce qui rend superflu l’enregistrement de versions sous un autre nom et diminue les possibilités d’erreur de version.
- Un grand nombre d’outils de gestion de projets.
- Moins de cloisonnement entre les informations : un plan de classement est possible mais n’est pas dans la ligne de conception du système. Les documents sont mieux recherchés en utilisant les métadonnées et au moyen de filtres, qui peuvent être sauvegardés. Il n’est donc pas nécessaire de connaître l’arborescence de répertoires de l’organisation pour retrouver un fichier.
- Identification facile des fichiers en doublons par ce classement horizontal.
- Ajout facile de métadonnées et de champs de métadonnées, en fonction des besoins d’une équipe. Des champs peuvent être désignés comme obligatoire, des listes contrôlées de mots sont définies à partir desquelles certaines métadonnées doivent être choisies et les métadonnées peuvent être transmises d’un ensemble de documents aux documents qui le composent.
- Les utilisateurs peuvent informer leurs collègues de leurs adaptations à un document via le système lui-même. Par conséquent, moins de mails avec leurs pièces jointes doivent être envoyés (et archivés).
- L’intégration avec Office 365, notamment avec Microsoft Teams, rend un échange fluide d’informations entre applications possible. Toutefois, il convient de bien organiser et de contrôler ce processus afin d’éviter que les différentes applications ne ‘se salissent’.
Il s’agit donc de déterminer si et pour quelles tâches SharePoint peut être une plus-value au sein de votre organisation.
Comment Teams et SharePoint sont connectés ?
- Chaque équipe dans Teams correspond avec un site dans SharePoint. Lorsque vous créez une nouvelle équipe dans Teams, un site lui est automatiquement généré dans SharePoint. Quand vous créez un nouveau site dans SharePoint une équipe n’est pas automatiquement créée dans Teams.
- Chaque canal dans une équipe dans Teams correspond à un dossier « Documents » dans la bibliothèque de documents standard sur le site de l’équipe dans SharePoint. Quand vous créez un nouveau canal dans Teams, un dossier lui est automatiquement généré sur le site de l’équipe.
- Chaque équipe dans Teams dispose d’un canal principal standard nommé « Général », qui correspond au dossier « Général » dans la bibliothèque de documents de SharePoint.
Attention : Teams n’est pas un système de gestion des documents ! Utilisez-le comme un outil de communication, mais placez les documents que vous souhaitez conserver dans votre système de gestion des documents, votre bibliothèque de documents SharePoint ou votre classement.
À faire pour les administrateurs SharePoint
- Consulter toutes les parties prenantes pour cartographier leurs besoins et créer de l’adhésion.
- Décider préalablement quels sites doivent être créés et à quoi chaque site va être utilisé. Votre plan de classement ou tableau de tri, si votre organisation en possède un, forment à cet effet un point de départ utile. Les sites peuvent être basés sur la structure de votre organisation ou sur les fonctions qui y sont exercées. Les sites peuvent associer plusieurs équipes ou personnes.
- Choisir des champs de métadonnées pertinents (et rendre obligatoire de les remplir dans la mesure du possible) sur base de notre tableau des métadonnées clés et éventuellement des normes sectorielles.
- Désactiver la co-création de documents pour éviter les conflits de version.
- Convenir sur la possibilité (ou non ou restreinte) d’ajouts d’équipes et de canaux dans Microsoft Teams, compte tenu du fait que cela mène à la création automatique d’un nouveau site SharePoint et d’un nouveau dossier dans la bibliothèque de documents d’un site.
- Une gestion stricte des droits afin de respecter la réglementation sur les données personnelles et de maintenir l’ordre sur les sites.
- Organiser au moins une fois par an une formation pour les nouveaux collaborateurs mais aussi pour les autres.
- Exploiter les nouveaux développements du software.
Voir aussi la Feuille de route pour l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents.
À éviter pour les administrateurs et les utilisateurs SharePoint
- Ajouter ou accepter des sites ad hoc. Tenez-vous en au plan prévu à moins qu’il n’y ait de bonnes raisons d’y déroger.
- Reprendre la structure des répertoires de votre ancien classement ou créer une toute nouvelle structure. SharePoint n’est pas approprié à cet effet et cela va mener à des frustrations chez les utilisateurs, parce que les fonctions de recherche ne retrouveront pas les fichiers dans les sous-répertoires (chercher se fait dans SharePoint via des filtres, comme dans un tableau Excel, les données en dehors du tableau ne sont pas retrouvées). Le chemin vers un fichier ne peut contenir plus de 255 caractères, y inclus le nom de domaine.
- Jeter tous les fichiers de votre service en tas dans SharePoint sans mentionner dans leurs métadonnées à quel(s) dossier(s) ils appartiennent.
- Négliger l’ajout de métadonnées aux nouveaux (ensembles de) documents.
- Perdre de vue votre gestion e-mail. Voyez éventuellement avec votre service ICT si une intégration de votre e-mail client avec l’environnement SharePoint est possible afin de simplifier l’archivage des e-mails.
De qui avez-vous besoin pour une implémentation réussie de SharePoint ?
- Votre service ICT : SharePoint n’est pas une application préprogrammée et prête à l’emploi avec laquelle les utilisateurs finaux peuvent travailler. Un site SharePoint est un travail sur mesure qui nécessite des connaissances techniques. Le service ICT devra aussi rédiger des procédures et/ou des applications pour permettre l’intégration de SharePoint avec d’autres applications.
- Vos gestionnaires de l’information sont étroitement associés à la configuration des sites. Ils traduisent les besoins des utilisateurs en prescriptions fonctionnelles que le service ICT doit implémenter. Ils fixent, en concertation avec le service ICT et les utilisateurs, à partir de quelles fonctionnalités web un site doit exister, qui doit en être le(s) gestionnaire(s), le(s) propriétaire(s) et les membres et quelles métadonnées sont importantes pour l’équipe. Ils décrivent aussi comment SharePoint doit s’articuler avec les autres applications en usage au sein de l’organisation et organisent les formations nécessaires.
- Votre direction doit être la première informée des coûts et bénéfices, afin de pouvoir décider de l’attribution du budget nécessaire, et être tenu au courant de l’exécution globale et de l’état d’avancement.
- Étant donné que SharePoint n’impose pas de méthode, tous les utilisateurs sont également responsables pour une application cohérente du plan de classement et les réunions au sein de l’organisation concernant l’usage de l’application.
SharePoint peut-il être utilisé pour l’archivage intermédiaire (stockage sécurisé jusqu'à la fin du délai de conservation) ?
SharePoint n’est pas un système de gestion des archives. Il est avant tout conçu comme un moyen pour collaborer à des dossiers actifs (archives dynamiques). Les dossiers finalisés ne peuvent être conservés dans SharePoint qu’avec une architecture SharePoint adaptée, conçue préalablement à cet effet. Cela signifie que :
- Les champs de métadonnées nécessaires sont fournis et rendus obligatoires dans la mesure du possible.
- Les fichiers sont conservés en interne (SharePoint On-Premise) ou sur des serveurs belges (hébergés par le Smals/le G-Cloud ou le SPF Chancellerie, par exemple).
- Les fonctionnalités de rétention de SharePoint sont utilisées pour gérer et protéger votre archive semi-dynamique. Les règles de tri approuvées par les Archives de l’État dans les tableaux de tri (ou ad hoc) sont traduites en étiquettes de rétention dans SharePoint, comme décrit dans l’encadré ci-dessous.
En outre, vous devez :
- Veiller à ce que les formats de fichiers soient durables et ne deviennent pas obsolètes.
- Vérifier régulièrement (par exemple, chaque année) l’intégrité des fichiers en vérifiant les sommes de contrôle.
- Prévoir des sauvegardes en dehors de SharePoint, afin de ne pas être dépendant du système.
Le stockage d’archives semi-dynamiques dans SharePoint présente également deux inconvénients majeurs :
- Un site SharePoint devient moins performant s’il contient de gros volumes de données.
- Toutes les informations de SharePoint sont stockées en ligne, alors qu’une solution hors ligne ou de proximité (plus d’infos), moins chère et plus économe en énergie, peut suffire pour les archives semi-dynamiques.
Il est donc préférable de ne pas stocker les éléments suivants dans SharePoint :
- Archives semi-dynamiques avec une longue période de conservation (plus de 10 ans).
- Archives statiques (archives qui n’ont plus d’utilité administrative et ne sont plus consultées par l’administration).
- Les documents classifiés et les documents destinés à une diffusion restreinte, notamment lorsqu'une solution SharePoint Online est choisie.
Traduire les tableaux de tri en étiquettes de rétention dans SharePoint.
- Chaque ligne du tableau de tri est traduite en une étiquette de rétention dans SharePoint. En fonction de votre version de SharePoint, une combinaison du code et du nom de la ligne dans le tableau de tri est utilisée comme nom ou ID d’élément pour l’étiquette, par exemple A1.001 Agendas du comité exécutif.
- Dans les paramètres de l’étiquette, l’option « Conserver le contenu » est toujours sélectionnée. Au-dessous, le délai de conservation du tableau de tri est saisie. (Si le tableau de tri comporte à la fois un délai de conservation légale et un délai de conservation administrative, le délai le plus long des deux est saisi).
- Puis, pour les séries d’archives dont la destination est « transfert aux Archives de l’Etat » ou « transfert après tri aux Archives de l’Etat », vous sélectionnez l’option « Ne rien faire ». Pour les séries d’archives dont la destination indiquée dans le tableau de tri est « éliminer », vous sélectionner l’option « Démarrer une révision avant destruction » (licence E5 requise). (Il ne faut jamais activer l’option « Supprimer automatiquement ». C’est risqué et les Archives de l’État doivent donner leur autorisation pour chaque destruction).
- Sous « Retenir ou supprimer le contenu lorsque », on choisit la valeur qui correspond le mieux à la spécification du délai de conservation dans le tableau de tri.
- L’option « Marquer les éléments comme un enregistrement » est cochée, afin que les documents finalisés ne puissent pas être modifiés après avoir été étiquetés (plus d’informations).
- Les étiquettes de rétention doivent être publiées avant de pouvoir être appliquées par les utilisateurs.
N'hésitez pas à consulter les Archives de l’État sur la préparation de votre architecture SharePoint pour l’archivage intermédiaire et sur les solutions alternatives ou complémentaires pour l’archivage intermédiaire.
La terminologie de base de SharePoint
- Bibliothèque de documents : un espace dans un site où les fichiers peuvent être téléchargés, créés, partagés, modifiés et enrichis avec des métadonnées. Chaque site dispose d’une bibliothèque de documents standard, dénommée « Documents », qui est affichée dans le site de navigation. Les fichiers relatifs à différents objets peuvent être conservés dans des bibliothèques de documents distinctes.
- Ensemble de documents : un recueil de fichiers qui peuvent être gérés en commun comme s’il s’agissait d’un dossier : transmis ensemble, enrichis avec des métadonnées, créés dans le cadre d’une procédure de travail, etc. Ils sont semblables à un dossier, mais plus flexibles : des métadonnées spécifiques peuvent leur être attribuées ou les formats autorisés peuvent être définis.
- Page : un recueil de composants sur un site. Un site peut avoir plusieurs pages complémentaires avec différentes configurations. La page « Démarrage » est installée par défaut comme page de démarrage d’un site, mais chaque page peut être configurée comme page de démarrage.
- Site : un recueil de pages, bibliothèques de documents et configurations, qui sont partagées par une équipe. À la création d’un nouveau site, on peut choisir pour un site d’équipe, axé sur le travail collaboratif (« connect, collaborate, create ») ; ou pour un site de communication, axé sur la présentation de contenu à des personnes extérieures à l’équipe (« showcase, share, story »).
- Composants Web : modules avec lesquels vous construisez votre page. Il peut s’agir de contenu statique comme des textes et des images, de contenu dynamique comme des minuteurs et des fils infos, et/ou de contenu interactif comme des listes ou des enquêtes. De nombreuses mini-applications prêtes à l’emploi sont disponibles et il est possible d’en installer d’autres via Microsoft app store.
