Les archives des pouvoirs publics sont très importantes. Les pouvoirs publics collectent, traitent et gèrent d’énormes quantités de documents et de données lors de l’exécution de leurs missions d’intérêt général. Ces archives – sur support papier ou au format numérique – ont non seulement une utilité administrative et juridique pour l’organisation mais également une valeur culturelle et historique potentielle. Cependant, il est impossible de conserver toutes les archives. C’est pourquoi les Archives de l’État dressent des tableaux de tri des archives des institutions publiques fédérales. Dorénavant, les services publics fédéraux ont l’obligation de mettre à jour leurs tableaux de tri tous les cinq ans. Thomas Dermine, secrétaire d’État chargé de la Politique scientifique et Pierre-Yves Dermagne, ministre de l’Économie et du Travail, entendent de cette façon sensibiliser les administrations fédérales sur l’importance d’une gestion documentaire répondant aux obligations légales en matière d’archivage, de protection des données et de publicité de l’administration. Le gouvernement De Croo donne ici le signal clair qu’une bonne gestion des informations et la désignation de gestionnaires professionnels de ces informations sont des conditions nécessaires pour le fonctionnement de toute organisation publique moderne.
La nouvelle obligation d’actualiser désormais les tableaux de tri des archives tous les cinq ans est due à une modification limitée mais importante de l’AR du 18 août 2010, l’arrêté d’exécution de la loi fédérale sur les archives relative à la surveillance archivistique, publiée le 18 février 2021 au Moniteur belge.
La gestion efficace des informations est cruciale pour le fonctionnement des SPF et SPP, des organismes d’intérêt public et des institutions publiques de sécurité sociale… mais aussi essentielle dans le cadre du devoir d’information et de la responsabilisation des institutions publiques vis-à-vis de la société. Les archives contribuent à la transparence des pouvoirs publics. En outre, elles ont également une valeur historico-culturelle potentielle. La loi belge sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la loi du 6 mai 2009, stipule par conséquent qu’aucune élimination d’archives ne peut être réalisée sans l’autorisation des Archives de l’État et qu’une sélection des archives de plus de trente ans doit être transférée aux Archives de l’État. Conserver toutes les archives publiques n’est pas possible, et pas uniquement du point de vue des coûts. Le tri des archives est nécessaire. Certainement à l’ère numérique où il y a tout simplement trop d’informations et où on pourrait perdre la vision d’ensemble.
Pour mener à bien le tri des archives des pouvoirs publics, les Archives de l’État dressent des tableaux de tri pour les institutions des pouvoirs publics fédéraux. Un tableau de tri des archives est un aperçu systématique de toutes les séries d’archives produites par une institution, sur papier ou sur support numérique, avec indication de leur délai de conservation et de leur destination définitive, c’est-à-dire la destination des documents à l’échéance de leur délai de conservation : soit l’élimination, soit le transfert aux Archives de l’État pour une conservation permanente. Un tableau de tri des archives est un instrument de base pour la bonne gestion des informations. L’utilisation du tableau apporte de grands avantages à l’administration en termes d’efficacité (sélection rapide des archives), d’économies de coûts (les archives ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire) et de limitation des risques (la perte incontrôlée de documents importants est évitée). D’autre part, on s’assure que les documents d’une grande valeur historique dans le domaine social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique sont abrités aux Archives de l’État, qui les mettent à disposition du public. L’objectif ultime du tri des archives est de réunir et de préserver des sources permettant aux citoyens et aux organisations d’étudier le passé et de reconstituer l’histoire de l’État et de la société, et de leur interaction.
Ces vingt dernières années, les Archives de l’État ont dressé, en collaboration avec les administrations concernées, des tableaux de tri pour la plupart des institutions des pouvoirs publics fédéraux. Étant donné qu’un tableau de tri reflète la structure organisationnelle, les compétences, les processus de travail et la production d’archives de l’organisation au moment où il a été rédigé, il est aussi sujet à obsolescence. Bien que les administrations soient elles-mêmes les mieux placées pour garder ces outils à jour en fonction des changements dans la structure organisationnelle, des délais de conservation, etc. et, bien que le tableau de tri des archives contienne des informations essentielles pour pouvoir établir le Registre des activités de traitement, obligatoire depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD), cette actualisation est (trop) rarement réalisée dans la pratique. Grâce à la nouvelle obligation d’actualisation quinquennale des tableaux de tri des archives, la situation devrait s’améliorer.
